Mogelijkheden onbelaste (reis)kostenvergoeding uitgebreid

Er is een update van dit artikel beschikbaar.

29-01-2021 | Veel werkgevers kennen een (vaste) kostenvergoeding toe aan hun werknemers. De kostenvergoeding kan gebruikt worden voor een goede vervulling van de dienstbetrekking (bijvoorbeeld representatie, inrichting werkruimte), maar ook voor reiskosten (zoals kosten woon-werkverkeer).

Vaste kostenvergoeding

In ons bericht van 23-12-2020 hebben we melding gemaakt van de mogelijkheid om vaste reiskostenvergoedingen nog tot 1 februari 2021 te baseren op het reispatroon van de periode voor de uitbraak van het coronavirus. Recent heeft het kabinet besloten om deze datum te verlengen tot 1 april 2021.

Vanaf 1 april 2021 zal een belastingvrije reiskostenvergoeding moeten worden gebaseerd op de daadwerkelijk te maken reizen. Als voorwaarde voor deze tegemoetkoming blijft gelden dat de vaste vergoeding al voor 13 maart 2020 aan de werknemer is toegekend.

Vrije ruimte werkkostenregeling

Werkgevers kunnen aan hun werknemers ook een onbelaste vergoeding toekennen door gebruik te maken van de zogenoemde vrije ruimte in de werkkostenregeling. Werkgevers kunnen zelf bepalen waaraan en óf zij de vrije ruimte willen besteden. Sommige werkgevers gebruiken de vrije ruimte om onbelaste thuiswerkkostenvergoedingen te verstrekken, naast de mogelijkheden die er al zijn via de zogenoemde gerichte vrijstellingen.

De vrije ruimte bedraagt 1,18% van de voor de werkgever geldende fiscale loonsom. Voor de eerste € 400.000 bedraagt dit percentage 1,7%. Het kabinet heeft in een brief van 21 januari 2021 echter aangekondigd dat dit percentage voor het jaar 2021 zal worden verhoogd tot 3%. Feitelijk wordt daardoor de tijdelijke verhoging die in 2020 gold met een jaar verlengd.

Vergoeding thuiswerken

Onder voorwaarden kunnen bepaalde thuiswerkgerelateerde kosten onbelast worden vergoed. Dit geldt bijvoorbeeld voor arbovoorzieningen en ICT-middelen. Bij arbovoorzieningen kan gedacht worden aan het faciliteren van een ergonomisch verantwoorde werkplek zoals een bureaustoel. Onder een ICT-middel valt bijvoorbeeld een noodzakelijke laptop.

Het kabinet onderzoekt in samenspraak met maatschappelijke organisaties en sociale partners de mogelijkheden van een aanvullende regeling waarbinnen het voor de werkgever mogelijk wordt om onbelast ook andere thuiswerkkosten te vergoeden.

Meer informatie + webinar

Wij houden de ontwikkelingen nauwgezet in de gaten. Op korte termijn zullen we door middel van een memo en webinar aandacht besteden aan dit onderwerp en dan ook verder ingaan op de civiel- en fiscaalrechtelijke aspecten bij thuiswerken.

Let op

De werkgever mag de bestaande vaste reiskostenvergoedingen nog onbelast vergoeden tot 1 april 2021. Voorwaarde is dat de werknemer vóór 13 maart 2020 al een recht had op de vergoeding en door thuiswerken geen of minder reiskosten maakt.