Terugmeldplicht UBO voor accountantskantoren

22-03-2022  |  Ondernemers hadden 18 maanden, na de invoering van de registratieplicht UBO de tijd om hun UBO’s (Ultimate Beneficial Owner) aan te melden bij het handelsregister de Kamer van Koophandel. Deze 18 maanden zijn bijna voorbij. Moet u, als accountantskantoor/belastingadvieskantoor, per 27 maart 2022 de KvK informeren over de aanmelding?

Wat moet er vóór 27 maart 2022 gebeuren?

Veel ondernemers moeten bij de Kamer van Koophandel aangeven wie de uiteindelijke eigena(a)r(en) is/zijn, of zeggenschap hebben over een organisatie. Dit is niet zo eenvoudig als het lijkt, waardoor waarschijnlijk nog niet alle ondernemingen hun UBO(‘s) hebben ingeschreven. Het is niet bekend om hoeveel ondernemingen het momenteel gaat.

Overigens is er nog veel kritiek op de UBO-regeling omdat veel persoonsgegevens openbaar zijn, zoals voor- en achternaam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, woonland en ook de aard en de omvang van het belang. Overige gegevens zoals adresgegevens zijn slechts in te zien door de daartoe bevoegde autoriteiten zoals OM. Maar dit ontslaat niet van de verplichting tot registratie van de UBO’s.

Welke organisaties hebben wel of geen UBO-registratieplicht?

Kort gezegd gaat het om bijna alle ondernemingen, behalve eenmanszaken, beursgenoteerde vennootschappen, publiekrechtelijke rechtspersonen, VvE’s en een aantal historische rechtspersonen zoals hofjes en gildes.

Organisaties die wel UBO-registratieplicht hebben zijn onder andere besloten vennootschappen, stichtingen, verenigingen, vennootschappen onder firma, commanditaire vennootschappen en rederijen. Op de website van de KvK is een volledige lijst opgenomen.

Wat is een UBO?

Een UBO is een natuurlijk persoon die direct of indirect voor meer dan 25% economisch gerechtigd is tot de vennootschap, dan wel degene die de zeggenschap uitoefent.

Voor stichtingen en verenigingen is dat de natuurlijke persoon die direct of indirect recht heeft op meer dan 25% van het vermogen, dan wel meer dan 25% van de stemmen kan uitoefenen ingeval van bijvoorbeeld een statutenwijziging, dan wel de feitelijke zeggenschap heeft over de rechtspersoon.

Voor de vof, maatschap, cv en rederij is dat de natuurlijke persoon die direct of indirect een eigendomsbelang heeft van meer dan 25%, dan wel meer dan 25% van de stemmen kan uitoefenen ingeval van beheersdaden en/of wijziging van de samenwerkingsovereenkomst.

In het geval van een kerkgenootschap zijn de UBO’s de natuurlijke personen die bij ontbinding van het kerkgenootschap als rechtsopvolger in het statuut van het kerkgenootschap zijn benoemd.

Wanneer er aan de hand van deze criteria geen UBO kan worden vastgesteld, bijvoorbeeld omdat de eigendomsbelangen kleiner dan 25% zijn, worden de bestuurders als UBO aangemerkt. Tenslotte kan men ook UBO zijn wanneer men (informeel) feitelijk de zeggenschap over de onderneming heeft.

Wat gebeurt er na 27 maart 2022?

De verplichting om in te schrijven vervalt uiteraard niet, en de ondernemingen die na 27 maart aanstaande nog niets hebben geregistreerd zijn in overtreding. De KvK heeft in de afgelopen periode alle ondernemers die mogelijk verplicht zijn, aangeschreven om aan te geven dat er overgegaan moet worden tot registratie. Na 27 maart 2022 stuurt de KvK aan de BEH (Bureau Economische handhaving) de gegevens door van organisaties die nog niets hebben geregistreerd.

Wellicht volgt er dan nog een aanmaning, of volgt er een onderzoek om te achterhalen waarom er niet wordt gereageerd en er kan een boete volgen. Deze is niet gering, thans is deze maximaal €22.500. Het moge helder zijn dat het niet ingewikkeld is om na te gaan welke ondernemingen nog niet aan hun verplichtingen hebben voldaan. Ook de UBO die niet meewerkt kan een boete verwachten.

Terugmeldplicht

Wwft-plichtige organisaties, zoals accountantskantoren, hebben ook een terugmeldplicht als blijkt dat de UBO-gegevens in het UBO-register niet overeenstemmen met het onderzoek van de Wwft-plichtige organisatie. De wetgever heeft geregeld dat de controle van de UBO’s niet alleen bij de KvK ligt maar ook bij de Wwft-plichtige organisaties.

Een Wwft-plichtige organisatie moet de gegevens die uit het cliëntonderzoek voortvloeien ook actueel houden. Hoe vaak dit moet gebeuren hangt af van het risico dat een cliënt met zich brengt. Hoe groter het risico hoe vaker een onderzoek moet plaatsvinden. Het is daarbij niet voldoende dat het UBO-register wordt geraadpleegd. Na 27 maart 2022 zal een Wwft-plichtige organisatie moeten melden als de gegevens die bekend zijn bij de Wwft-plichtige organisatie discrepantie vertonen met het UBO-register. Waar de Algemene leidraad Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), uit 21-07-2020, (uitgegeven door het Ministerie van Financiën en Ministerie van Justitie en Veiligheid) spreekt over het actueel houden van de gegevens door middel van een cliëntonderzoek, spreekt de wet over de gegevens die bekend zijn bij de Wwft-plichtige organisatie uit anderen hoofde. Dus dit geldt niet alleen als er een cliëntonderzoek is gedaan. Dus als een accountant betrokken is bij overnames etc. zou deze uit deze hoofde op de hoogte kunnen zijn van gegevens over de UBO. Een Wwft-plichtige organisatie overtreedt door deze terugmelding zijn geheimhoudingsverplichting niet.

De Wwft-plichtige organisatie is in overtreding als hij de terugmeldverplichting verzaakt.

De Kamer van Koophandel heeft inmiddels een website gelanceerd waarop u kunt terugmelden.

Conclusie

De soep zal ongetwijfeld niet zo heet gegeten worden als dat zij wordt opgediend, zodat er niet onmiddellijk bij u een boete op mat ligt. Maar het is wel als accountant van belang om de cliënten erop te wijzen dat er een inschrijfverplichting bestaat. Hier zult u ongetwijfeld al aan hebben voldaan. Maar ook, als de bij u bekende gegevens anders zijn dan de UBO-inschrijving, zult u de KvK hiervan moeten verwittigen. Wat de KvK er vervolgens mee doet, is aan de KvK. Deze verplichting geldt – vanaf 27 maart 2022 – zodra er gegevens zijn ingevoerd in het register.

Let op

Als de organisatie bewust haar UBO(‘s) niet (juist) registreert bij de KvK, is de organisatie in overtreding tegen de wetgeving op dit gebied. Als u dit als Wwft-plichtige instelling signaleert, zult u dit mee moeten nemen in uw integriteitsoordeel van uw cliënt.

Als accountantskantoor zult u ook vanuit de NV NOCLAR het onterecht niet-registreren van UBO’s moeten behandelen als een niet-naleving van wet- en regelgeving door uw cliënt.