Deadline renseigneringsverplichting nadert: nog veel onduidelijkheid

Sinds 1 januari is er een nieuwe renseigneringsplicht ingevoerd. De regeling wordt aangeduid als ‘Regeling Uitbetaalde Bedragen aan Derden’ (Regeling UBD). De te verstrekken informatie moet jaarlijks voor 1 februari bij de Belastingdienst worden ingediend. In het zicht van deze deadline bestaat nog veel onduidelijkheid. In deze bijdrage bespreek ik de regeling en ga ik in op in de praktijk opgekomen vragen.

Belastingplichtigen voor de inkomstenbelasting doen jaarlijks aangifte van hun inkomen. Om het hen makkelijk te maken stelt de Belastingdienst aan het begin van het jaar een vooraf ingevulde aangifte (VIA) ter beschikking. De Belastingdienst streeft ernaar om zoveel mogelijk informatie al in de VIA op te nemen en die informatie ook op de juiste plaats te zetten. Om dit te kunnen doen dient de Belastingdienst al in een vroeg stadium kennis te hebben van de relevante gegevens. In verband daarmee geldt voor onder andere werkgevers de verplichting om een jaaropgave van de betaalde lonen aan de Belastingdienst te sturen. Ook voor anderen dan werkgevers geldt een informatieverplichting. Soms geldt die verplichting alleen in het geval de Belastingdienst iemand uitnodigt, in andere gevallen geldt sinds 1 januari 2022 een zelfstandige renseigneringsverplichting.

Inhoud van de regeling

De regeling UBD geldt alleen voor administratieplichtigen. Wie als zodanig kwalificeert is opgenomen in de Wet inkomstenbelasting 2001. Met ingang van 1 januari 2022 zijn twee nieuwe groepen aangewezen:

1. inhoudingsplichtigen als bedoeld in de Wet op de loonbelasting 1964 (Wet LB) die een of meer betalingen doen aan een natuurlijk persoon inzake, voor de inhoudingsplichtige of een met hem verbonden vennootschap, verrichte werkzaamheden en diensten;
2. collectieve beheersorganisaties als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de ‘Wet toezicht en geschillenbeslechting collectieve beheersorganisaties auteurs- en naburige rechten’ die een of meer betalingen doen aan een natuurlijk persoon als rechthebbende in de zin van de Wet LB.

Deze groep was al gewend aan het verstrekken van gegevens aan de Belastingdienst op basis van de zogenoemde IB-47 regeling. In 2018 is echter gebleken dat de Belastingdienst op basis van deze regeling geen Burgerservicenummers (BSN) mocht uitvragen. Met de nieuwe regeling wordt uitvraag daarvan wel mogelijk gemaakt.

Voor de hiervoor genoemde groepen gelden verschillende verplichtingen.

Inhoudingsplichtigen

Inhoudingsplichtigen in de zin van de Wet LB zijn verplicht om vanaf 2022 betalingen aan derden te registreren. Zij moeten bij deze gegevens ook de naam, het adres, de geboortedatum en het BSN van de ontvanger van de betalingen registreren. Deze gegevens moeten voor 1 februari van het op het belastingjaar volgende jaar bij de Belastingdienst worden aangeleverd. Betalingen in 2022 moeten dus voor 1 februari 2023 worden aangeleverd. In het becon-overleg van 20 januari jl. heeft de Belastingdienst aangegeven dat soepel zal worden omgegaan met verzoeken om uitstel. De Belastingdienst zend hiervoor geen uitnodigingen meer aan de inhoudingsplichtige. Aanlevering geschiedt digitaal.

Een aantal betalingen is uitgezonderd van de renseigneringsverplichting. Inhoudingsplichtigen zijn niet verplicht om betalingen te renseigneren als zij van degene aan wie de betaling is gedaan een btw-factuur hebben ontvangen. Dit betekent dat inhoudingsplichtigen alleen die betalingen moeten renseigneren die gedaan zijn aan:

1. een persoon die niet in (fictieve) dienstbetrekking is bij de inhoudingsplichtige, en
2. deze persoon voor de verrichte werkzaamheden of diensten geen factuur of een factuur zonder BTW uitreikt.

Niet-inhoudingsplichtigen

Niet-inhoudingsplichtigen zijn alleen verplicht om gegevens met betrekking tot betalingen aan derden te registreren en te renseigneren indien zij daarvoor worden uitgenodigd door de Belastingdienst. Het uit eigen beweging verstrekken van informatie is wel toegestaan.

Indien de niet-inhoudingsplichtige daartoe wordt uitgenodigd moeten betalingen aan derden worden geregistreerd. Daarbij moet ook de naam, het adres en de geboortedatum van de ontvanger van de betalingen worden vastgelegd. Anders dan de inhoudingsplichtige mag de niet-inhoudingsplichtige het BSN van de ontvanger niet registreren en/of doorgeven aan de Belastingdienst. De niet-inhoudingsplichtigen zijn niet verplicht om betalingen aan ondernemers te registreren. Zij moeten zelf beoordelen of sprake is van een betaling aan een ondernemer. Het betreft hier ondernemerschap in de zin van de Wet IB 2001.

Betalingen aan derden

Bovenstaande verplichtingen roepen de vraag op wanneer sprake is van betalingen aan derden. In de door de Belastingdienst opgestelde ‘Handleiding Gegevensaanlevering van Uitbetaalde Bedragen aan Derden’ wordt daarover opgemerkt dat het bij uitbetalingen aan derden gaat om uitbetaalde bedragen die fiscaal kunnen worden beschouwd als resultaat uit overige werkzaamheden. Uit de jurisprudentie volgt overigens dat het begrip ‘derden’ ruim moet worden opgevat en kort gezegd ziet op ieder ander dan de belastingplichtige zelf.

Uitgezonderde betalingen

Omdat de renseigneringsverplichting alleen ziet op betalingen aan natuurlijke personen is het niet nodig om betalingen aan bedrijven en instellingen te renseigneren. Daarnaast zijn de volgende betalingen uitgezonderd van de renseigneringsverplichting:

1. Betalingen waarop loonbelasting wordt ingehouden. Dit geldt ook als gebruik wordt gemaakt van de opting-in regeling;
2. Betalingen aan vrijwilligers die onder de vrijwilligersregeling vallen;
3. Betalingen aan erfgenamen van makers van teksten, wetenschappelijk werk, kunst of foto’s (auteursrecht).

Digitaal aanleveren

U kunt de gegevens aanleveren via het gegevensportaal van de Belastingdienst of via Digipoort

Gegevensportaal

Aanleveren via het gegevensportaal bij de Belastingdienst kan op drie manieren:

1. met een webformulier; u kunt in het webformulier gegevens aanleveren voor 1 partij die heeft uitbetaald. Wilt u gegevens aanleveren voor meer partijen? Dan moet u het formulier voor iedere partij opnieuw invullen en versturen. Deze manier van aanleveren is geschikt voor kleine aantallen meldingen.
2. met het sjabloon UBD (Uitbetaalde Bedragen aan Derden), een spreadsheet; dit sjabloon vervangt de invoerapplicaties IDU (Invoerapplicatie Derden Uitbetaling) en SDU (Sjabloon Derden Uitbetaling). U kunt met dit sjabloon gegevens aanleveren voor 1 partij die heeft uitbetaald. Wilt u gegevens aanleveren voor meer partijen? Dan moet u dat voor iedere partij apart doen. Deze manier van aanleveren is geschikt voor middelgrote aantallen meldingen.
3. met software die u hebt gekocht of zelf hebt gebouwd; u uploadt een XML-gegevensbestand in het gegevensportaal. U kunt in 1 bestand gegevens aanleveren voor verschillende partijen die hebben uitbetaald. Deze manier van aanleveren is geschikt voor grote aantallen meldingen.

Digipoort

Aanleveren via Digipoort kan met software die u hebt gekocht of zelf hebt gebouwd.

Schema aanlevermogelijkheden:

(Bron: belastingdienst)

Vragen in de praktijk

1. Wel of geen renseigneringsverplichting uit eigen beweging
Een niet-inhoudingsplichtige is alleen verplicht tot renseignering indien hij daarvoor wordt uitgenodigd. In de uitnodiging zal ook worden vermeld van welke betalingen opgaaf moet worden gedaan. Een inhoudingsplichtige wordt echter niet uitgenodigd en zal zelf moeten vaststellen of gegevens voor 1 februari moeten worden aangeleverd. Indien in een concreet geval onduidelijk is of gegevens moeten worden gerenseigneerd verdient het aanbeveling om de gegevens te registreren en op te geven aan de Belastingdienst. Ook zonder verplichting mogen gegevens immers wel worden aangereikt aan de Belastingdienst.

2. Betalingen aan ondernemers wel of niet doorgeven
Niet-inhoudingsplichtigen zijn niet verplicht om betalingen aan ondernemers te registreren. Zij moeten zelf beoordelen of er sprake is van een betaling aan een ondernemer. Omdat inhoudingsplichtigen uit eigen beweging moeten renseigneren is in wetgeving vastgelegd wanneer gegevens moeten worden geregistreerd. Inhoudingsplichtigen moeten soms ook de betalingen aan ondernemers registreren en doorgeven. Alleen betalingen aan personen die een factuur met btw uitreiken zijn uitgezonderd van de registratieplicht. Blijkens de door de Belastingdienst opgestelde Handleiding hoeft de inhoudingsplichtige dus niet zelf te beoordelen of sprake is van een betaling aan een ondernemer. Gelet op de letterlijke tekst van de regeling moeten betalingen aan ondernemers met vrijgestelde prestaties of ondernemers die gebruik maken van de kleine ondernemersregeling (KOR) wel worden geregistreerd.

3. Gedeelde kosten
Stel; u vraagt als woordvoerder van een aantal ondernemers aan een tuinman om onderhoud van de verschillende, bij de kantoren liggende, tuinen te verzorgen. U betaalt de tuinman en belast een deel van dit bedrag door aan de andere ondernemers.

Moet de betaling worden gerenseigneerd? Zo ja, door wie?

Indien u de betaling doet bent u degenen die onder de verplichting zou kunnen vallen. Of u de betaling wel of niet moet registreren is afhankelijk van de vraag of u kwalificeert als inhoudingsplichtige of als niet-inhoudingsplichtige. Zie hiervoor.

4. Betaling aan waarnemer in medische sector
Indien u als medicus een betaling doet aan iemand die uw praktijk tijdens vakantie heeft waargenomen, is het ook voor u van belang om vast te stellen of u inhoudingsplichtige voor de loonbelasting bent. Is dat het geval, omdat u bijvoorbeeld een secretaresse in dienst hebt, dan moet u de betaling aan de waarnemer in alle gevallen registreren. U ontvangt van de waarnemer immers geen btw-factuur. Indien u niet kwalificeert als inhoudingsplichtige moet u zelf nagaan of de betaling bij de waarnemer al dan niet kwalificeert als winst uit onderneming. Uiteraard is registratie op grond van de regeling UBD niet aan de orde als op de betaling aan de waarnemer loonbelasting wordt ingehouden omdat deze kwalificeert als (fictieve) werknemer of als u gebruik maakt van de opting-in regeling.

5. Betaling aan samenwerkingsverband
Indien u een opdracht geeft aan een samenwerkingsverband, komt ook de vraag aan de orde of u de betaling aan de opdrachtnemer zou moeten registreren. Alleen de betalingen aan natuurlijke personen moet u registreren. Een betaling aan een samenwerkingsverband is naar mijn mening geen betaling aan een natuurlijk persoon.

Samenvatting: administratieplichtigen moeten voor 1 februari 2023 voor de eerste keer voldoen aan de renseigneringsverplichting. Deze levert voor de praktijk nog de nodige vragen op. Belangrijk is in ieder geval het onderscheid tussen inhoudingsplichtig en niet-inhoudingsplichtig.

Met dit artikel heb ik geprobeerd om enige duidelijkheid te verschaffen. Mocht u naar aanleiding van dit artikel nog vragen hebben dan kunt u contact met ons opnemen.