Aansprakelijkheid verzorging loonadministratie

Wanneer een klantenbestand of een salarisportefeuille wordt overgenomen / gekocht, moet (opnieuw) worden beoordeeld wat de opdrachtafspraken zijn en/of om de werkzaamheden van de voorganger te controleren. Een soort mini due dilligence. Het klakkeloos voortzetten van de opdracht op basis van de werkzaamheden van de voorganger is riskant. Fouten uit het verleden, zijn dan een risico voor de toekomst.

In een recent voorbeeld is bovendien nóg iets bijzonders aan de hand. De casus betrof een beveiligingsbedrijf. Achteraf bleek dat de cao niet was nageleefd. Een afgeschafte toeslag was, ten onrechte, aan oproepkrachten over een periode van vijf jaar doorbetaald. De betrokken werknemers hadden dus meer loon ontvangen dan volgens de cao noodzakelijk was, met in totaal een waarde van bijna zeventig duizend euro. En dat was – zo bleek uit de procedure – niet de bedoeling van de werkgever.

Heeft het administratiekantoor zijn werk goed gedaan?

Er was wel een opdrachtovereenkomst gesloten ‘om loonstroken te verwerken’, maar daar bleek niet uit dat ook onderzoek gedaan moest worden naar bijzonderheden, of om te controleren dat het uitbetaalde salaris hoger was dan de cao aangaf. De rechtbank vond, gelet op deze feiten, dat dat niet in de schoenen van een redelijk bekwaam en redelijk handelend salarisadministrateur mocht worden geschoven.

Het Hof maakte er korte metten mee

Uit de procedure bleek wel dat met opdrachtgever vooraf besproken was dat de loonadministratie zou moeten voldoen aan de geldende cao. Als een werkgever meent meer te willen betalen dan de cao – wat in geval van een minimum cao zou kunnen – dan moet dat helder en afgesproken zijn. Deze werkgever wist van niets.

Anders dan de rechtbank oordeelde het Hof, dat in het algemeen van een redelijk handelend en redelijk bekwaam salarisadministrateur mag worden verwacht dat hij het belang van zijn opdrachtgever mede in het oog houdt. En daarom geen hogere salarissen voldoet dan strikt genomen op basis van de geldende cao noodzakelijk is, tenzij dit is gecheckt en afgesproken. Derhalve is sprake van een beroepsfout. De schadevordering werd dan ook toegewezen. Wat het zure van deze zaak is, is dat de wijziging van de cao had plaatsgevonden tijdens de verwerking van de vorige salarisadministrateur. In 2013! Dus, zoals de inleiding al aangaf, is de salarisadministratie zonder ‘controle’ of in ieder geval met minimale controle, overgenomen door administratiekantoor ( die het overigens op zijn beurt weer had uitbesteed).

Uit de procedure blijkt verder niet of dergelijke wijziging überhaupt doorgevoerd had kunnen worden ten opzichte van de werknemers. Feit is wel dat de wijziging in 2013 was doorgevoerd en in 2019 pas is ontdekt toen weer een nieuwe salarisadministrateur het beveiligingsbedrijf had overgenomen. Dan is het helemaal lastig om dergelijke wijziging door te voeren, al zeker niet met terugwerkende kracht.

Zijn de gemaakte afspraken gecontroleerd?

Gelet op het voorgaande raden wij aan altijd een check te doen of de (vorige) salarisverwerker zijn werkzaamheden goed heeft gedaan. Controleer de gemaakte afspraken en waar nodig aanvullen, preciseren én vastleggen, wie doet wat. Wij zien in de praktijk dat dit regelmatig niet gebeurt.

Daarbij komt dat een verdergaande kennis van de cao en wat de mogelijkheden zijn om eventuele wijzigingen door te voeren een kantoor of een salarisadministrateur kunnen helpen in de advisering. Om u en/of uw collega’s te ondersteunen en uw kennis te vergroten, biedt Extendum de cursus cao en bedrijfstakpensioenfondsen
Heeft u naar aanleiding van dit artikel nog vragen of opmerkingen, neemt u dan contact op met onze juridische adviseurs.