Uitspraak aansprakelijkheid verzorging loonadministratie beveiligingsbedrijf

In de nieuwsbrief van augustus 2023 berichtten wij u over een beveiligingsbedrijf dat zijn loonadministratie op basis van een opdrachtovereenkomst had uitbesteed aan een administratiekantoor. Het administratiekantoor had voor de uitvoering van deze opdracht op zijn beurt een accountantskantoor ingeschakeld dat alle overige klanten van het kantoor verzorgde.

Achteraf bleek dat de cao niet goed was nageleefd, in die zin dat jarenlang aan oproepkrachten van het beveiligingsbedrijf een afgeschafte toeslag – ten onrechte – was doorbetaald. De betrokken werknemers hadden dus meer loon ontvangen dan volgens de cao noodzakelijk was, in totaal tot een waarde van bijna zeventigduizend euro. En dat was – zo bleek uit de procedure – niet de bedoeling van de werkgever.

Vraag was of het administratiekantoor zijn werk goed had gedaan. Er was wel een opdrachtovereenkomst gesloten ‘om loonstroken te verwerken’, maar daar bleek niet uit dat ook onderzoek gedaan moest worden naar bijzonderheden, of om te controleren dat het uitbetaalde salaris hoger was dan de cao aangaf. Anders dan de rechtbank in eerste instantie, vond het Hof in hoger beroep dat er sprake was van een beroepsfout van het administratiekantoor die, gelet op de feiten en de omstandigheden, een redelijk bekwaam en redelijk handelend salarisadministrateur mocht worden aangerekend en dus schadeplichtig was.

Is het accountantskantoor ook aansprakelijk?

Aangezien het administratiekantoor op haar beurt de overeengekomen loonadministratie weer had ondergebracht bij een accountantskantoor, wordt deze laatste vervolgens aangesproken door het administratiekantoor op grond van wanprestatie.

Het accountantskantoor verweert zich door, onder meer, te stellen dat zij slechts uitvoering hebben gegeven aan de van het administratiekantoor ontvangen informatie en zij zich hebben gebaseerd op de eerdere gemaakte loonstroken. Voorts dat het accountantskantoor niet de opdracht had onderzoek te doen naar het verleden of naar mogelijke fouten in de salarisadministratie.

Daarnaast voert het accountantskantoor aan dat het door hen gebruikte softwarepakket alleen een melding geeft bij betaling onder het minimumloon van de cao en niet als er méér wordt betaald dan volgens de cao vereist is.

Wat oordeelt de rechtbank?

De rechtbank oordeelt dat uitgangspunt is wat partijen hebben afgesproken en terzake van elkaar mochten begrijpen en in redelijkheid mochten verwachten. Daaronder kan worden verstaan dat conform cao verlonen betekent dat niet minder maar ook niet meer wordt uitbetaald – zoals in casu – dan op basis van de cao. Slechts als de werkgever dit uitdrukkelijk aangeeft, kan dat anders zijn. Het accountantskantoor heeft ook – aldus de rechtbank – een zelfstandige verantwoordelijkheid als het gaat om toepassing van de juiste informatie en kan dus niet klakkeloos afgaan op de verstrekte gegevens, zeker als de foutieve toepassing eenvoudig was te constateren. Ook het verweer dat het softwarepakket geen melding maakte kon niet baten. Het ontdekken van dergelijke fouten is expliciet het debiet van degene die de salarisadministratie verzorgt. Op het accountantskantoor rust aldus de plicht bij aanvang van de opdracht te controleren of alle verstrekte informatie en gegevens kloppen in het kader van de toe te passen cao en, indien dit niet zo is, de opdrachtgever daarover te informeren.

Aldus heeft het accountantskantoor niet gehandeld zoals van een redelijk handelend en redelijk bekwaam vakgenoot mocht worden verwacht. Het accountantskantoor is verantwoordelijk gehouden voor een schadebedrag van € 98.300.

Advies

Extendum adviseert/ondersteunt met enige regelmaat cliënten of een cao van toepassing is of niet. Tevens het beoordelen of een accountant of een salaris-/payrolladviseur niet ten onrechte heeft nagelaten te checken of een bepaalde cao aan de orde is of niet, komt geregeld voor. Vaak blijkt een regelmatige en/of structurele controle niet aan de orde, of wordt een cao ten onrechte helemaal niet of onjuist te worden toegepast. Dit risico is extra groot bij de overname van een nieuwe portefeuille of het aanvaarden van een nieuwe opdracht. Het is dan ook belangrijk dat u hier voldoende aandacht aan besteedt. De risico’s zijn aanzienlijk en kunnen naarmate de tijd verstrijkt enorm oplopen.

Dit onderwerp en meer over cao’s komt aan bod in onze cursus cao’s en bedrijfstakpensioenfondsen. Een must voor de salarisadministrateur. Heeft u naar aanleiding van dit artikel nog vragen of opmerkingen of wilt u een ander onderwerp bespreken, neemt u dan contact met ons op. Wij helpen u graag.