Wat te doen als een zieke werknemer niet verschijnt bij de bedrijfsarts

Uw verantwoordelijkheden als werkgever

Het is een situatie die veel werkgevers vroeg of laat tegenkomen: een zieke werknemer die niet komt opdagen bij een afspraak met de bedrijfsarts, ofwel een ‘no show’.

Als werkgever heeft u niet alleen een zorgplicht voor uw werknemers, maar ook wettelijke verantwoordelijkheden binnen het kader van de Wet verbetering poortwachter. Hoe kunt u in zo’n geval correct en effectief handelen? Hieronder zetten wij de belangrijkste aandachtspunten en acties voor u op een rij.

Uw wettelijke verantwoordelijkheden

Als werkgever bent u verplicht om samen met uw zieke werknemer te werken aan een spoedige en duurzame re-integratie. De Wet verbetering poortwachter schrijft voor dat u en uw werknemer beiden actief moeten bijdragen aan dit proces. Een afspraak bij de bedrijfsarts is daarbij een essentieel onderdeel. De bedrijfsarts beoordeelt de belastbaarheid van de werknemer en geeft advies over de mogelijkheden voor werkhervatting.

Komt een werknemer echter niet opdagen bij een geplande afspraak, dan kan dit het re-integratieproces vertragen. In zulke situaties is het belangrijk om uw wettelijke verantwoordelijkheid als werkgever serieus te nemen, maar ook om zorgvuldig en empathisch te handelen.

Mogelijke oorzaken van afwezigheid

Voordat u verdere stappen onderneemt, is het belangrijk om te begrijpen waarom uw werknemer niet is verschenen. Er kunnen uiteenlopende redenen zijn, zoals:

• Miscommunicatie: de werknemer is zich mogelijk niet bewust van de afspraak of heeft de details verkeerd begrepen.
• Fysieke of mentale belemmeringen: een werknemer kan vanwege ziekte of psychische klachten niet in staat zijn om naar de afspraak te komen.
• Weerstand of angst: soms ervaren werknemers een drempel om de bedrijfsarts te bezoeken, bijvoorbeeld door onzekerheid of een gevoel van wantrouwen.

Het achterhalen van de reden voor de afwezigheid helpt u om de juiste vervolgacties te ondernemen.

Stap 1: Neem direct contact op

De eerste stap is om contact op te nemen met uw werknemer. Dit kan telefonisch of schriftelijk, afhankelijk van wat passend is in de situatie. Vraag vriendelijk maar duidelijk naar de reden van de afwezigheid en geef aan hoe belangrijk het is dat de afspraak wordt nagekomen. Een empathische benadering kan het vertrouwen versterken en de kans vergroten dat de werknemer de volgende afspraak wel nakomt.

Stap 2: Communiceer de verplichtingen

Als het contact niet tot een oplossing leidt of de werknemer zonder geldige reden afwezig blijft, is het belangrijk om de werknemer schriftelijk te wijzen op zijn of haar verplichtingen. Volgens de Wet verbetering poortwachter is de werknemer verplicht om mee te werken aan het re-integratieproces. Dit betekent ook dat hij of zij gehoor moet geven aan oproepen voor een bedrijfsartsbezoek.

In uw communicatie kunt u bijvoorbeeld het volgende opnemen:

• Een uitleg van het belang van de afspraak bij de bedrijfsarts.
• Een herinnering aan de wettelijke verplichtingen en mogelijke consequenties bij niet-naleving.
• Een verzoek om contact op te nemen voor het plannen van een nieuwe afspraak.

Stap 3: Schakel externe expertise in

Het is verstandig om de situatie te bespreken met een casemanager verzuim of juridisch adviseur. Deze kunnen u adviseren over hoe verder te handelen en eventueel contact opnemen met de werknemer. Daarnaast kan de bedrijfsarts beoordelen of er medische redenen zijn waarom de werknemer niet kon verschijnen. In sommige gevallen kan een telefonische afspraak of een huisbezoek een oplossing bieden.

Stap 4: Documenteer alles

Een goede documentatie is cruciaal. Noteer elke vorm van contact met de werknemer, inclusief telefoongesprekken, e-mails en brieven. Leg ook vast welke acties u heeft ondernomen om de werknemer te ondersteunen en te wijzen op zijn of haar verplichtingen. Dit kan van belang zijn als er uiteindelijk een arbeidsconflict ontstaat of als het UWV de re-integratie-inspanningen beoordeelt.

Stap 5: Overweeg sancties als laatste middel

Als de werknemer, ondanks herhaalde oproepen en communicatie, zonder geldige reden blijft weigeren om mee te werken, kunt u overwegen om sancties toe te passen.
Mogelijke maatregelen zijn onder andere:

• Het tijdelijk opschorten van het loon.
• Het inschakelen van juridische ondersteuning om uw positie te verduidelijken.

Let op: sancties mogen nooit zomaar worden toegepast. U moet kunnen aantonen dat u alle redelijke stappen heeft ondernomen om de werknemer te ondersteunen en te informeren.

Tips voor een constructieve aanpak

• Blijf transparant: zorg ervoor dat uw communicatie duidelijk, professioneel en empathisch blijft.
• Wees proactief: wacht niet te lang met handelen. Hoe eerder u de situatie aanpakt, hoe groter de kans op een constructieve oplossing.
• Werk samen met experts: betrek uw casemanager verzuim of juridisch adviseur bij complexe situaties.

Conclusie

Wanneer een zieke werknemer niet verschijnt bij de bedrijfsarts, brengt dit uitdagingen met zich mee, maar het biedt ook kansen om uw rol als betrokken werkgever te versterken. Door zorgvuldig te handelen, duidelijke afspraken te maken en professioneel te communiceren, kunt u bijdragen aan een succesvol re-integratietraject. Vergeet niet dat een goede samenwerking met uw werknemer en de bedrijfsarts de sleutel is tot het oplossen van dergelijke situaties.

Advies & ondersteuning

Heeft u vragen of ondersteuning nodig in het casemanagement bij ziekte en re-integratie? Neem dan contact op met onze Adviseur verzuim, Marlou Werkmeester