De vertrouwenspersoon: essentieel voor een veilige werkcultuur

28-03-2025 | Een vertrouwenspersoon speelt een cruciale rol bij het bieden van een veilige werkcultuur voor werknemers binnen de organisatie. De vertrouwenspersoon is een onafhankelijk aanspreekpunt voor werknemers die te maken krijgen met ongewenst gedrag op de werkvloer en hiervan een melding willen maken.

Ongewenst gedrag kan variëren van pesten en discriminatie tot seksuele intimidatie en agressie. De Arbowet verplicht werkgevers om actief beleid te voeren dat werknemers beschermt tegen de risico’s van psychosociale arbeidsbelasting. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is hierin een belangrijke stap.

Waarom een vertrouwenspersoon onmisbaar is

Een veilige werkomgeving draagt bij aan het welzijn, de productiviteit en loyaliteit van werknemers. Een vertrouwenspersoon biedt een laagdrempelige mogelijkheid voor werknemers om ongewenst gedrag te melden zonder angst voor repercussies. Door een open en laagdrempelige meldstructuur te bieden, kunnen problemen in een vroeg stadium worden aangepakt en kan escalatie worden voorkomen. Bovendien kan een vertrouwenspersoon bijdragen aan een goed functionerend integriteitsbeleid en het imago van de organisatie versterken.

Aandacht voor de vertrouwenspersoon in de RI&E

De Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) is niet alleen een wettelijke verplichting, maar biedt ook een kans om proactief te werken aan veilige arbeidsomstandigheden. Bij de opstelling en evaluatie van de RI&E moet aandacht worden besteed aan psychosociale arbeidsbelasting. Hierbij is het belangrijk om te bepalen of de huidige maatregelen volstaan of dat aanvullende stappen nodig zijn, zoals het aanstellen van een interne of externe vertrouwenspersoon.

Belangrijke overwegingen bij de aanstelling van een vertrouwenspersoon

Het kiezen en implementeren van een vertrouwenspersoon vereist een doordachte aanpak. Hieronder geven we enkele belangrijke aandachtspunten:

1. Zorgvuldige selectie

Selecteer interne vertrouwenspersonen via een open vacatureprocedure. Dit bevordert de betrokkenheid en zorgt ervoor dat gemotiveerde werknemers zich kandidaat kunnen stellen.

2. Onafhankelijkheid waarborgen
Om belangenverstrengeling te voorkomen, is het essentieel dat vertrouwenspersonen geen functies bekleden die hen in een lastige positie kunnen brengen, zoals een HR-medewerker, OR-lid of directielid. Dit kan leiden tot belangenconflicten en belemmeringen bij vertrouwelijke gesprekken.

Wanneer een interne vertrouwenspersoon niet ingericht kan worden of de voorkeur heeft, dan kan een externe vertrouwenspersoon een goed alternatief zijn om de onafhankelijkheid te kunnen waarborgen.

3. Overweeg meerdere vertrouwenspersonen

Het aanstellen van meerdere vertrouwenspersonen verlaagt de drempel voor werknemers om hulp te zoeken. Diversiteit in achtergrond, geslacht en functie zorgt ervoor dat medewerkers zich sneller op hun gemak voelen bij een vertrouwelijk gesprek.

4. Zorg voor laagdrempelige bereikbaarheid

Werknemers moeten eenvoudig en zonder belemmeringen contact kunnen opnemen met de vertrouwenspersoon. Dit geldt zowel voor interne als externe vertrouwenspersonen. Bereikbaarheid via verschillende kanalen, zoals telefoon, e-mail of eventueel een fysieke inloopmogelijkheid, helpt hierbij.

5. Deskundigheid en empathie

Naast motivatie en bereikbaarheid is het belangrijk dat een vertrouwenspersoon over de juiste vaardigheden beschikt. Training, kennis en persoonlijke competenties zoals empathie en discretie spelen een cruciale rol.

6. Bied voldoende ondersteuning

Zorg voor de nodige faciliteiten, zoals een discrete gespreksruimte en veilige ICT-voorzieningen. Daarnaast is regelmatige (bij)scholing essentieel om de kwaliteit en effectiviteit van de vertrouwenspersoon te waarborgen.

7. Duidelijke rolomschrijving

Omschrijf de taken en verantwoordelijkheden van de vertrouwenspersoon helder, dit voorkomt onduidelijkheid en misverstanden. Wat mag een vertrouwenspersoon wel en niet doen? Waar liggen de grenzen van hun bevoegdheden?

Conclusie

Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is geen formaliteit, maar strategische keuze die bijdraagt aan een gezonde en integere werkcultuur. Door bij de RI&E en de implementatie van dit beleid rekening te houden met de bovengenoemde aandachtspunten, kunt u een effectieve en betrouwbare vertrouwensstructuur opzetten. Dit draagt niet alleen bij aan de bescherming van werknemers, maar versterkt ook de organisatie als geheel.

Advies & ondersteuning

Heeft u vragen of ondersteuning nodig bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon? Neemt u dan contact op met onze Adviseur Arbo & verzuim, Marlou Werkmeester.