Corona casus van de dag: Mag ik een kopie paspoort bewaren?

Situatie

De helpdesk van Extendum krijgt regelmatig de vraag of het toegestaan is om een kopie van een identiteitsbewijs van de klant te maken en deze te bewaren. Over deze vraag zijn verschillende meningen in omloop. Met name de komst van de AVG heeft het idee gevoed dat het maken van een kopie verboden zou zijn.

Vraag: Mag ik een kopie van een paspoort bewaren?

Antwoord: Ja dat mag!

Op 21 juli 2020 is de Algemene leidraad Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) gepubliceerd. Deze leidraad geeft uitsluitsel over het vermeende verbod op het maken en bewaren van kopieën van identiteitsbewijzen.

Het is bekend dat u voor het aangaan van een professionele relatie met de potentiële klant een cliëntonderzoek moet doen. Onderdeel van dit onderzoek is het identificeren van de klant en het verifiëren van de identiteit. De Wwft schrijft ook voor (in art 33) dat op een opvraagbare wijze gegevens zijn vastgelegd. Het betreft in ieder geval (voor natuurlijke personen) de volgende gegevens:

1. Naam, voornamen, geboortedatum
2. Adres en woonplaats
3. Aard, nummer en datum en plaats van uitgifte van het document dat gebruikt is om de identiteit te verifiëren.

De gegevens genoemd onder 1 en 3 zijn allemaal terug te vinden op één bladzijde van het paspoort. Mag daarvan nu een kopie bewaard worden?

Ja, dat mag omdat de AVG in de “Richtsnoeren Identificatie en verificatie van persoonsgegevens” heeft opgenomen dat wanneer een wettelijke verplichting bestaat tot het vaststellen van de identiteit van de cliënt een kopie van het gecontroleerde identiteitsbewijs mag worden bewaard. En een cliëntonderzoek is een wettelijke plicht.

Uiteraard is het wel van belang dat wanneer deze kopieën digitaal bewaard worden, u zorg heeft gedragen voor een adequate beveiliging van uw geautomatiseerde systeem.