Fiets van de zaak, graag of toch liever niet?

Een werkgever heeft verschillende mogelijkheden om de reiskosten die een werknemer voor zakelijke reizen en voor het woon-/werkverkeer moet maken onbelast te vergoeden. We noemen als voorbeeld:

• het toekennen van een (al dan niet vaste) reiskostenvergoeding (Onbelast maximaal € 0,19 per km);
• het verzorgen van het vervoer door bijvoorbeeld een auto of fiets ter beschikking te stellen (vervoer vanwege de werkgever).

Indien een werkgever er voor kiest om een auto of fiets ter beschikking te stellen voor zakelijke ritten en/of woon-/werkverkeer wordt vaak ook toegestaan dat de auto of fiets voor privéritten wordt gebruikt. Voor het privégebruik kan de werkgever met de werknemer een door de werknemer te betalen vergoeding afspreken, maar dit hoeft niet.

Het toegestane privégebruik maakt dat de werknemer een voordeel geniet, dat als loon in aanmerking genomen moet worden. De Wet op de loonbelasting 1964 kent al jarenlang een waarderingsregel voor dit privégebruik als een auto ter beschikking wordt gesteld (autokostenforfait). Voor de fiets ontbrak een dergelijke regeling tot voor kort. Dit gebrek vormde een belemmering voor werkgevers om een fiets ter beschikking te stellen.

Het mobiliteitsbeleid van het kabinet Rutte III omvat mede het stimuleren van het fietsgebruik. Met ingang van 1 januari 2020 is in dit kader ook een waarderingsregel opgenomen voor het privégebruik van de fiets (fietsregeling). De fietsbranche promoot het ter beschikking stellen van een fiets door werkgevers door te benadrukken dat sprake is van een zeer gunstige fiscale regeling. De regeling houdt kort gezegd in dat de werknemer slechts 7% van de voor de fiets geldende consumentenadviesprijs tot zijn inkomen hoeft te rekenen. De aantrekkelijkheid van de regeling blijkt ook uit het volgende voorbeeld dat de staatssecretaris tijdens de parlementaire behandeling heeft gegeven.

Voorbeeld:

Een werkgever stelt een elektrische fiets ter beschikking aan zijn werknemer. De consumentenadviesprijs is € 2.000. De jaarlijkse bijtelling voor het privégebruik bedraagt 7% of € 140. Uitgaande van het gemiddeld marginaal tarief in de loon- en inkomstenbelasting van 42% leidt dat tot een belastingheffing van € 58, dit is minder dan € 5 per maand.

De invoering van de hiervoor genoemde waarderingsregel heeft al tot veel vragen geleid.

1. Welke voorwaarden gelden voor toepassing van de fietsregeling?
2. Is het aantrekkelijk voor een werknemer om gebruik te maken van de fietsregeling?
3. Is het aantrekkelijk voor een werkgever om een fiets ter beschikking te stellen?
4. Welke afspraken moeten er tussen werkgever en werknemer worden gemaakt? En hoe leg je die goed vast?

Voorwaarden

De fietsregeling is van toepassing als de fiets door de werkgever ter beschikking wordt gesteld voor zakelijke ritten en/of woon-/werkverkeer en daarnaast ook privé mag worden gebruikt. De fiets blijft dus eigendom van de werkgever. De fietsregeling houdt overigens in dat gebruik voor woon-/werkverkeer wordt aangemerkt als privégebruik. Dit in tegenstelling tot het autokostenforfait waar juist is geregeld dat woon-/werkverkeer als zakelijk wordt aangemerkt. Een eventuele bijdrage die de werknemer voor het privégebruik aan de werkgever is verschuldigd mag op het bedrag van de bijtelling in mindering worden gebracht.

De fietsregeling is van toepassing indien een fiets ter beschikking wordt gesteld. Voor de toepassing van de fiets geldt een ruime definitie van de fiets. Ook elektrische fietsen en de speed pedelec vallen onder de regeling.

Aantrekkelijk voor de werknemer?

De vraag of het aantrekkelijk is voor een werknemer om gebruik te maken van de fietsregeling laat zich lastig beantwoorden. Uitgaande van het gegeven voorbeeld kan al snel de conclusie worden getrokken dat de fietsregeling tot een voor de werknemer goedkope fiets leidt. Schijn bedriegt echter. De wettelijke regeling brengt ook met zich mee dat voor ritten die met de ter beschikking gestelde fiets worden gemaakt geen andere vergoedingen belastingvrij kunnen worden verstrekt. Een werknemer die op wat grotere afstand van het werk woont, kan daardoor over het algemeen beter kiezen voor een reiskostenvergoeding. Met die vergoeding kan de aanschafprijs van een fiets al vrij snel bij elkaar worden gespaard. De fiets is dan ook nog eens eigendom van de werknemer. Tijdens de parlementaire behandeling van het wetsvoorstel dat tot invoering van de fietsregeling heeft geleid heeft de staatssecretaris overigens aangegeven dat wel een vergoeding mag worden gegeven voor de ritten die niet met de ter beschikking gestelde fiets worden afgelegd.

Aantrekkelijk voor de werkgever?

De vraag of de fietsregeling aantrekkelijk is voor de werkgever hangt af van verschillende factoren. Enerzijds geldt dat de werkgever zal moeten investeren in de aanschaf van de aan de werknemers ter beschikking te stellen fietsen. In ruil daarvoor kan hij besluiten de bestaande reiskostenvergoedingen af te schaffen of te beperken. Anders dan de werknemer kan de werkgever de BTW op de aangeschafte fietsen als voordruk in aftrek brengen. Voorwaarde hiervoor is dan wel dat de werkgever voor de BTW belaste prestaties heeft. De aftrek is echter beperkt tot een aanschafprijs van € 749 inclusief BTW.

De werkgever die een werknemer wil ondersteunen bij de aanschaf van een fiets heeft ook andere mogelijkheden. Zo kan hij er bijvoorbeeld ook voor kiezen om voor de aanschafprijs van de fiets aan de werknemer een lening te verstrekken. Aflossing van de lening is dan mogelijk met behulp van de te ontvangen reiskostenvergoeding.

Afspraken tussen werkgever en werknemer

Indien een werkgever besluit om een fiets ter beschikking te stellen aan zijn werknemer is het zaak om goede afspraken te maken en deze ook schriftelijk vast te leggen. Aandachtspunten zijn:

1. Wie draagt zorg voor het onderhoud?
2. Is de werknemer voor het privégebruik een vergoeding verschuldigd?
3. Heeft de verstrekking van de fiets gevolgen voor bestaande kostenvergoedingen?
4. Wat gebeurt er met de fiets als de dienstbetrekking wordt beëindigd?

Gemaakte afspraken kunnen worden vastgelegd in een addendum bij de arbeidsovereenkomst. In onze kennisbank vindt u een model daarvan onder de rubriek ‘laatste documentatiemutaties’.

N.B. De in dit artikel beschreven fietsregeling is ook van toepassing op de fiets die door de ondernemer op kosten van de zaak wordt aangeschaft.