Hoe waardeer en activeer je zelfgebouwde software?

Over het algemeen wordt computersoftware, waaronder een webapplicatie (hierna: app), geactiveerd als immaterieel vast actief* als het voldoet aan de volgende voorwaarden uit RJ 210.201:

• het is waarschijnlijk dat de app toekomstige economische voordelen oplevert voor de onderneming;
• de vervaardigingsprijs kan betrouwbaar worden vastgesteld.

Toekomstige economische voordelen

De waarschijnlijkheid van de toekomstige economische voordelen moet gebaseerd zijn op redelijke en onderbouwde veronderstellingen over de omstandigheden die gedurende de levensduur van de app bestaan.

De waarschijnlijkheid is te versterken door patentrechten en licentierechten.

Vaststelling van de vervaardigingsprijs

Voor de vaststelling of de app kan worden geactiveerd, wordt het vervaardigen onderverdeeld in twee fasen:

• de onderzoeksfase;
• de ontwikkelingsfase.

Onderzoeksfase

Uitgaven tijdens de onderzoeksfase dienen verwerkt te worden als kosten in de winst & verliesrekening. Het uitgangspunt hierbij is dat niet aangetoond kan worden dat in de onderzoeksfase een actief is ontstaan dat in de toekomst waarschijnlijk economische voordelen zal opleveren. Voorbeelden van onderzoeksactiviteiten, genoemd in RJ 210.223 zijn:

• activiteiten gericht op de verwerving van nieuwe kennis;
• het zoeken naar, evalueren en definitief kiezen van, en toepassen van onderzoeksresultaten of andere kennis;
• het zoeken naar alternatieven voor systemen, processen etc.;
• het formuleren, ontwerpen, evalueren en maken van definitieve keuze uit mogelijke alternatieven.

Ontwikkelingsfase

De uitgaven tijdens de ontwikkelingsfase dienen te worden geactiveerd, maar uitsluitend als alle navolgende punten aangetoond kunnen worden, zie RJ 210.224:

• de technische uitvoerbaarheid om de app te voltooien;
• de intentie om de app te voltooien en te gebruiken of te verkopen;
• het vermogen om de app te gebruiken of te verkopen;
• hoe de app waarschijnlijk toekomstige economische voordelen zal genereren;
• de beschikbaarheid van adequate technische, financiële en andere middelen om de ontwikkeling te voltooien en de app te gebruiken of te verkopen;
• het vermogen om de uitgaven gedurende de ontwikkeling van de app betrouwbaar vast te stellen.

Voorbeelden van ontwikkelingsactiviteiten zijn:

• het ontwerpen, bouwen en testen van prototypes, modellen, content, voorafgaand aan de productie en het gebruik;
• het ontwerpen, bouwen en testen van een gekozen alternatief voor nieuwe of verbeterde producten, processen, content of systemen (zie ook RJ 210.225).

De vervaardigingsprijs omvat alle uitgaven tijdens de ontwikkelingsfase die direct kunnen worden toegerekend, of op een redelijke en consistente basis kunnen worden toegerekend:

• uitgaven voor verbruikte materialen en diensten bij het vervaardigen van de app;
• de loon-, salaris- en andere personeelskosten die direct zijn toe te rekenen aan het vervaardigen van de app;
• alle overige kosten die direct zijn toe te rekenen aan het vervaardigen van het actief, zoals honoraria om een wettelijk recht te registreren, de afschrijving van patenten en licenties die zijn aangewend om de app te vervaardigen;
• overheadkosten die noodzakelijk zijn om de app te vervaardigen en die op een redelijke en consistente basis kunnen worden toegerekend aan de app.

Uitgaven in het verleden

Uitgaven ten behoeve van de app die in voorgaande jaarrekeningen zijn verantwoord als kosten, mogen niet op een later moment alsnog in de kostprijs van de app worden opgenomen.

Uitgaven na eerste verwerking van de app

Uitgaven die plaatsvinden na de eerste verwerking van de app dienen als kosten te worden verantwoord, tenzij:

• het waarschijnlijk is dat de uitgaven zullen leiden tot een toename van de verwachte toekomstige economische voordelen; en
• de uitgaven en de toerekening aan de app op betrouwbare wijze kunnen worden vastgesteld.

Advies

Onderzoeksfase en ontwikkelingsfase

Adviseer uw cliënt te zorgen voor een goede projectadministratie. Laat hierin duidelijk vastleggen welke uitgaven en kosten zijn toe te rekenen aan de onderzoeksfase en aan de ontwikkelingsfase.

Toekomstige economische voordelen

Activering is alleen mogelijk als het waarschijnlijk is dat de app toekomstige economische voordelen gaat opleveren. Laat uw cliënt een goede onderbouwing maken waaruit de waarschijnlijkheid duidelijk naar voren komt.

Impairment test

Laat uw cliënt jaarlijks vaststellen of er aanwijzingen zijn voor een bijzondere waardevermindering (impairment test). Laat daarbij een vergelijking maken tussen de realiseerbare waarde en de boekwaarde.

Wettelijke reserve geactiveerde ontwikkelingskosten

Let erop dat voor de geactiveerde kosten van ontwikkeling een wettelijke reserve geactiveerde ontwikkelingskosten wordt gevormd.

* In sommige gevallen wordt software behandeld als materieel vast actief, bijvoorbeeld bij besturingssoftware die een integraal onderdeel van een machine is. In dit artikel wordt hieraan voorbijgegaan.