Hoe werkt de componentenbenadering in de praktijk uit (1)

26-07-2021 | In jaarrekeningen[1] van boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 2019 mogen de kosten voor groot onderhoud op twee manieren verwerkt worden. In dit artikel werken wij twee situaties aan de hand van voorbeelden uit. In deel 2 van dit artikel gaan wij in op situaties waarin reeds jaren gebruikgemaakt wordt van de componentenbenadering.

1. Inleiding

De twee manieren waarop de kosten voor groot onderhoud verwerkt mogen worden:

1. Voor de (verwachte) kosten van groot onderhoud wordt een onderhoudsvoorziening gevormd.
2. De werkelijke kosten voor groot onderhoud worden geactiveerd en verwerkt in de boekwaarde van het betreffende actief.

Het is voor die boekjaren niet meer mogelijk/toegestaan deze kosten in één keer in het resultaat te verwerken. Er moet gebruikgemaakt worden van de componentenbenadering.

Dat leidt tot de volgende situaties:

• Situatie 1: Er wordt een voorziening onderhoud gevormd. Als dat een bestaande werkwijze is, dan wijzigt er niets.
• Situatie 2: De componentenbenadering is al gebruikt sinds de aanschaf van het betreffende materiële actief. Als dat een bestaande werkwijze is, dan wijzigt er hier ook niets.
• Situatie 3: Er is geen onderhoudscomponent bekend.
• Situatie 4: Er is wel een onderhoudscomponent bekend, maar hier is nooit rekening mee gehouden.

De situaties 1 en 2 laten we hier verder onbesproken. Situatie 3 en 4 werken we verder uit in een voorbeeld.

Het uitgangspunt van de componentenbenadering is het volgende. Als een materieel vast actief te onderscheiden is in aparte componenten met elk een eigen gebruiksduur en/of restwaarde, dan dienen deze componenten apart geactiveerd en afgeschreven te worden. De aanschafprijs van een materieel vast actief dient toe gerekend te worden aan de aparte componenten. Zo zal een pand te verdelen zijn in:

• Het casco
• Het dak
• De lift
• Het schilderwerk

Kortom groot onderhoud aan een pand zoals het vervangen van de dakbedekking of het vervangen van de liftunit dient als een apart component geïdentificeerd, geactiveerd en afgeschreven te worden.

[1] Op commerciële grondslagen

2. Situatie 3: Er is geen onderhoudscomponent bekend

Gegevens:

In 2010 is een pand gekocht voor € 2.500.000.

1. Er is destijds geen aparte onderhoudscomponent bepaald.
2. Er is geen voorziening voor groot onderhoud gevormd.
3. De restwaarde van het pand is nihil en het wordt in 40 jaar afgeschreven.
   1. De jaarlijkse afschrijvingslasten bedragen € 62.500 (= € 2.500.000 / 40 jaar)
4. Eind 2020 wordt het dak van het gebouw gerenoveerd. Kosten hiervan bedragen € 250.000.
   1. De kosten van de dakrenovatie moeten in 2020 geactiveerd worden.
   2. En worden vervolgens in 10 jaar afgeschreven. Restwaarde is nihil.
   3. Dus de jaarlijkse afschrijving bedraagt € 25.000
   4. Afschrijven m.i.v. 2021

Omdat niet duidelijk is hoe groot de “dakcomponent” in de oorspronkelijke aanschafprijs was, worden de uitgaven voor het onderhoud van het dak als aanknopingspunt gebruikt.

Stand per 31 december 2020

Er dient een correctie op de boekwaarde van het pand plaats te vinden. Want op de € 250.000 is 2,5% per jaar afgeschreven i.p.v. de 10%.
De boekwaarde van het pand (exclusief dakcomponent) wordt € 187.500 lager.
Berekend: 10 jaar * 7,5% * € 250.000 = € 187.500.

Berekening boekwaarde 31-12-2020

Aanschafwaarde pand = € 2.500.000
Afschrijving 10 jaar = 10 * (€ 2.500.000 * 2.5%) = € 625.000
Boekwaarde na 10 jaar = € 2.500.000 -/- € 625.000 = € 1.875.000
Boekverlies[1] a.g.v. dak = €  187.500

Gecorrigeerde boekwaarde pand: € 1.875.000- € 187.500 = € 1.687.500

Boekwaarde per 31 december 2020

Pand                     € 1.687.500
Dak                       € 250.000
Totaal                  € 1.937.500

Berekening boekwaarde 31-12-2021

Afschrijving 2021
Pand € 2.250.000 (= € 2.500.000 -/- € 250.000) * 2,5% = € 56.250
Dak € 250.000 * 10% = € 25.000

Boekwaarde 31 december 2021

Pand      € 1.687.500 -/- € 56.250 = € 1.631.250
Dak        € 250.000 -/- € 25.000 = € 225.000
Totaal € 1.856.250

[1] Het boekverlies wordt in de jaarrekening verwerkt als een bijzondere waardevermindering.

3. Situatie 4: Er is wel een onderhoudscomponent bekend, maar hier is nooit rekening mee gehouden.

Gegevens:

In 2010 is een pand gekocht voor € 2.500.000.

1. Er is destijds een aparte onderhoudscomponent voor dakrenovatie[1] bepaald op € 150.000.
2. Er is geen voorziening voor groot onderhoud gevormd.
3. De restwaarde van het pand is nihil en het wordt in 40 jaar afgeschreven.
   1. De jaarlijkse afschrijvingslasten bedragen € 62.500 (= € 2.500.000 / 40 jaar)
4. Eind 2020 wordt het dak van het gebouw gerenoveerd. Kosten hiervan bedragen € 250.000.
   1. De kosten van de dakrenovatie moeten in 2020 geactiveerd worden.
   2.  En worden vervolgens in 10 jaar afgeschreven. Restwaarde is nihil.
   3. Dus de jaarlijkse afschrijving bedraagt € 25.000.
   4. Afschrijven m.i.v. 2021

Stand per 31 december 2020

Er dient een correctie op de boekwaarde van het pand plaats te vinden. Want op de € 150.000 is 2,5% per jaar afgeschreven i.p.v. de 10%.
De boekwaarde van het pand (exclusief dakcomponent) wordt € 112.500 lager.
Berekend: 10 jaar * 7,5% * € 150.000 = € 112.500 lager.

Berekening boekwaarde 31-12-2020

Aanschafwaarde pand  = € 2.500.000
Afschrijving 10 jaar = 10 * (€2.500.000 * 2.5%) = € 625.000
Boekwaarde na 10 jaar = € 2.500.000 -/- € 625.000 = € 1.875.000
Boekverlies[2] a.g.v. dak = €  112.500

Gecorrigeerde boekwaarde pand: € 1.875.000 – € 112.500 = € 1.762.500

Boekwaarde per 31 december 2020

Pand                     € 1.762.500
Dak                       € 250.000
Totaal                  € 2.012.500

Berekening boekwaarde 31-12-2021

Afschrijving 2021
Pand € 2.350.000 (= € 2.500.000 -/- € 150.000) * 2,5% = € 58.750
Dak € 250.000 * 10% = € 25.000

Boekwaarde 31 december 2021

Pand      € 1.762.500 -/- € 58.750 = € 1.703.750
Dak        € 250.000 -/- € 25.000 = € 225.000
Totaal € 1.928.750

[1] Deze component is niet apart geadministreerd en voor de berekening van de afschrijvingen is sinds de aanschaf gerekend met de totale aanschaffingsprijs.
[2] Het boekverlies wordt in de jaarrekening verwerkt als een bijzondere waardevermindering.

4. Afsluitende opmerkingen

Beide voorbeelden leveren wellicht vragen op. Daarom onderstaand enkele aanvullende opmerkingen.

4.1 Vormen van een voorziening
Een voorziening mag gevormd worden als voldaan wordt aan drie voorwaarden:

1. Er moet een feitelijke of in rechte afdwingbare verplichting zijn.
2. Er moet een waarschijnlijkheid zijn dat bij de afwikkeling van de verplichting een uitstroom van middelen noodzakelijk is.
3. Er moet een betrouwbare schatting van de omvang van de verplichting gemaakt worden.

4.2 Fiscale grondslagen
Indien een jaarrekening wordt opgesteld op fiscale grondslagen (zie RJk D3), zijn er voor de verwerking van de kosten van groot onderhoud twee mogelijkheden:

1. Er wordt een voorziening groot onderhoud gevormd.
   1. Met de voorwaarden zoals onder 4.1 genoemd
2. Er wordt een kosten egalisatierekening (KER) gevormd, als onderdeel van het eigen vermogen.
   1. De opbouw van de KER vindt plaats via de resultatenrekening.
   2. Uitgevoerd groot onderhoud komt direct ten laste van de KER.
      1. Zijn de kosten hoger dan de KER, dan komen de meerkosten ineens ten laste van de resultatenrekening
      2. Is het saldo van de KER hoger dan de gemaakte kosten. Dan valt het niet gebruikte deel van de KER vrij ten gunste van de resultatenrekening.

4.3 Bijzondere situaties
In een volgend artikel zullen we twee andere praktijksituaties bespreken.

1. Er is gebruikgemaakt van de componentenbenadering. Het dak wordt gerenoveerd terwijl het nog niet volledig is afgeschreven.
2. Er is gebruikgemaakt van de componentenbenadering. Het dak is volledig afgeschreven maar de renovatie wordt enige jaren uitgesteld.