Kwaliteitsbeheersingsovereenkomst Extendum

Wat u moet weten over de Kwaliteitsbeheersingsovereenkomst met Extendum

Uw accountantskantoor doet werkzaamheden voor uw klanten. Die werkzaamheden moeten uitgevoerd worden in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. De beroepsorganisatie toetst kantoren periodiek op de naleving hiervan. Een dergelijke collegiale toetsing kan best wat toets-stress opleveren. Want een collega accountant gaat beoordelen of de getoetste accountant / het getoetste accountantskantoor de werkzaamheden verricht op een kwalitatief voldoende niveau.

Wanneer en hoe vaak wordt een kantoor getoetst?

Momenteel worden accountantseenheden gemiddeld eens in de 6 jaar door de Raad voor Toezicht van de NBA (of door SRA of AFM [vergunninghoudende kantoren]) getoetst. En daarnaast moet ieder kantoor tenminste 1 keer per jaar het eigen stelsel van kwaliteitsbeheersing evalueren.

Wat wordt getoetst?

Bij de periodieke toetsing door de beroepsorganisatie wordt het stelsel van kwaliteitsbeheersing  beoordeeld. Er wordt aandacht besteed aan de naleving van de geldende wet- en regelgeving. En natuurlijk moet uit klantendossiers blijken of de opzet in de praktijk ook werkt. Aandachtspunten zijn ondermeer:

• Naleving van de gedrags- en beroepsregels
• Procedures voor het aanvaarden en voortzetten van opdrachten
• Naleving van de Wwft vereisten
• Naleving van de standaarden (COS) bij de uitvoering van opdrachten
• De vastlegging van de jaarlijkse interne evaluatie
• Toepassen van de geldende regels voor verslaggeving.

Ook bij de verplichte jaarlijkse evaluatie komen deze punten aan de orde. Waarbij natuurlijk rekening gehouden wordt met de aard en omvang van het kantoor.

Een interne toetsing is een mooi hulpmiddel om tijdig aanpassingen en verbeteringen in het stelsel van kwaliteitsbeheersing door te voeren. Alle actuele aspecten worden besproken en als er onverhoopt iets gemist is, dan kan het per direct aangepast worden. Deze mogelijkheid tot aanpassing bestaat bij een toetsing door de beroepsorganisatie niet. Het stelsel wordt beoordeeld naar de, op dat moment, actuele stand van zaken. De uitkomst van deze toetsing kan zijn:

• Het kantoor voldoet
• Het kantoor voldoet niet, waarbij dan vaak een verbeterplan moet worden opgesteld. Dit leidt tot een hertoetsing na een jaar.

Hoe kan Extendum uw kantoor ondersteunen?

Om te voorkomen dat de indruk gewekt wordt dat de accountant zijn eigen vlees keurt hebben veel accountantskantoren er voor gekozen de jaarlijkse evaluatie te laten uitvoeren door een van onze vaktechniek adviseurs. Daarom is door die kantoren met Extendum een Kwaliteitsbeheersingsovereenkomst (KBO) gesloten. Door dit formeel vast te leggen committeren wij en het kantoor ons aan elkaar om invulling te geven aan de jaarlijkse evaluatie.

Tenminste één keer per jaar wordt het kantoor bezocht door een adviseur van Extendum. Tijdens dit bezoek wordt besproken:

• De stand van zaken van het stelsel van kwaliteitsbeheersing
• De wijze waarop de adviezen uit een vorig bezoek zijn ingevoerd
• De wijze waarop de meest recente wijzigingen in de wet- en regelgeving zijn doorgevoerd
• Het handboek (is dat nog actueel?)
• De kantoor kwaliteitsmap (is deze nog actueel?)
• Worden de opdrachten uitgevoerd in overeenstemming met de eisen. Reviews van één of enkele dossiers
• Het opgestelde PE-plan en de realisatie daarvan.

Van het bezoek wordt een verslag gemaakt dat bij de toetsing door de RvT overlegd kan worden.

Ons is gebleken dat kantoren ervaren dat deze jaarlijkse evaluatie bijdraagt aan een (relatief) rustige toetsdag als de RvT langskomt.

Geïnteresseerd?

Als u geïnteresseerd bent in een (relatief) rustige toetsdag met de RvT dan kunt u contact opnemen met een van onze adviseurs. Graag bespreken zij met u hoe, een op maat gemaakte, Kwaliteitsbeheersingsovereenkomst u kan ondersteunen bij uw beroepsuitoefening gebaseerd op de meest actuele stand van wet- en regelgeving. In de Kennisbank vindt u diverse documenten over de toetsing.