Lessen uit de tuchtrechtspraak II

In de tuchtrechtspraak worden veel klachten ongegrond verklaard. Er komen ook klachten voor het voetlicht die wel gegrond worden verklaard en waarbij de accountant vervolgens een tuchtmaatregel wordt opgelegd. In dit artikel wijzen wij u op een aantal valkuilen uit tuchtzaken en geven wij adviezen om te voorkomen dat u in eenzelfde situatie terechtkomt.

Valkuilen bij naleving van de vakbekwaamheid en zorgvuldigheid:

• bij opdrachtaanvaarding niet onderzoeken of de contactpersoon bevoegd is op te treden namens de opdrachtgever;
• factureren aan verkeerde vennootschap binnen een groep;
• onvoldoende doorvragen bij de cliënt.

Casus 1

De groep bestaat uit de beheer BV van vader (X1 Beheer BV), de beheer BV van dochter (X2 Beheer BV) en twee werkmaatschappijen.

Vader was voor de accountant steeds het aanspreekpunt namens de groep. Aan vader gerichte verzoeken tot het uitvoeren van handelingen door X2 Beheer BV van dochter werden steeds uitgevoerd. Daarom vertrouwde de accountant erop dat vader in opdracht van X2 Beheer BV van dochter kon optreden, en dat hij ten behoeve van X1 Beheer BV van vader verrichte werkzaamheden bij X2 Beheer BV van dochter kon declareren.

Oordeel van de accountantskamer:

De accountant, die op de hoogte was, althans behoorde te zijn, van het feit dat vader geen bestuurder was van X2 Beheer BV van dochter, mocht er dan ook niet, zonder nader onderzoek, vanuit gaan dat vader namens deze vennootschap overeenkomsten met de accountantsmaatschap kon aangaan. Hij mocht er al helemaal niet, zonder nader onderzoek, van uitgaan dat hij voor een andere vennootschap verrichte werkzaamheden bij X2 Beheer BV kon declareren. Het had, mede gezien het feit dat de belangen van vader en diens dochter (en hun respectievelijke vennootschappen) niet parallel liepen, op zijn weg gelegen zich er bij de bestuurder van X2 Beheer BV van te vergewissen, en zulks ook schriftelijk vast te leggen, dat hij in opdracht van X2 Beheer BV kon handelen en dat X2 Beheer BV ermee instemde dat werkzaamheden ten behoeve van een andere vennootschap bij haar werden gedeclareerd. Door dit achterwege te laten heeft hij gehandeld in strijd met het fundamentele beginsel van deskundigheid en zorgvuldigheid.

Beslissing van het College van Beroep voor het bedrijfsleven:

De accountantskamer heeft terecht geoordeeld dat appellant door zijn nalaten heeft gehandeld in strijd met het fundamentele beginsel van deskundigheid en zorgvuldigheid.

Casus 2.

In het geding zijn onder andere vermeende fouten in de verwerking van het dividend in de jaarrekening.

De accountant had notulen van de algemene vergadering van aandeelhouders van 17 juli 2014 ontvangen, waarin het voornemen tot het besluit is genomen om een totaal dividend van € 80.000 uit te keren. Onduidelijk is gebleven of dat voorgenomen besluit een definitief besluit is geworden. Uit de jaarrekening 2014 blijkt, zoals ook door partijen is bevestigd, dat aan één aandeelhouder een deel van het beoogde dividend (€ 20.000) is uitgekeerd. Uit de jaarrekening 2014 blijkt niet dat nog een bedrag van € 60.000 aan de andere aandeelhouders moet worden uitgekeerd.

Oordeel van de accountantskamer:

Reeds het enkele feit dat aan één aandeelhouder een deel van het beoogde dividend (€ 20.000) is uitgekeerd, had voor de betrokken accountant reden moeten zijn om aan het management nadere vragen te stellen. Dividend moet immers evenredig over alle aandeelhouders worden verdeeld. Daarbij komt dat, indien moet worden aangenomen dat een rechtsgeldig dividendbesluit was genomen, uit de jaarrekening had moeten blijken dat nog een bedrag van € 60.000 aan de andere aandeelhouders zou moeten worden uitgekeerd.

De Accountantskamer acht in deze klachtzaak de maatregel van waarschuwing passend en geboden. Daarbij heeft de Accountantskamer er mede op gelet dat is gebleken dat de betrokken accountant weliswaar regelmatig en uitvoerig overleg heeft gevoerd met zijn opdrachtgevers, maar op enkele belangrijke onderdelen zijn dossier niet helemaal compleet had en onvoldoende heeft doorgevraagd. Aldus heeft de betrokken accountant gehandeld in strijd met het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid.

Adviezen:

Herken in dit soort situaties de mogelijke bedreiging van uw vakbekwaamheid en zorgvuldigheid en handel naar bevind van zaken:

• zorg voor een schriftelijke opdrachtbevestiging van de cliënt waaruit onder meer duidelijk blijkt wie namens de betreffende vennootschappen optreedt richting uw kantoor.
• breng in beeld wie bevoegd is welke vennootschap te vertegenwoordigen, bijvoorbeeld aan de hand van statuten, notulen algemene vergaderingen, uittreksels handelsregister.
• wees bij de facturatie alert dat u verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten aan de juiste vennootschap factureert en doorbelast.
• wees bij communicatie met de cliënt alert op mogelijke tegengestelde belangen tussen de betreffende vennootschappen en hun aandeelhouders.
• lees de conceptjaarrekeningen van de cliënt professioneel-kritisch door en vraag bij de cliënt door naar onderbouwende informatie voor jaarrekeningposten en voor toelichtingen in de jaarrekening.
• wees er alert op dat de cliënt alle besluiten die statutair aan de algemene vergadering toekomen schriftelijk vastlegt, zoals uitkering van dividenden en benoeming van bestuurders.