Mag een werkgever de mailbox van zijn werknemer inzien?

In juli 2020 werd een werkgever flink op de vingers getikt, omdat hij zonder gegronde reden de mailbox van de werknemer heeft ingezien. Wanneer heb je als werkgever een gegronde reden?

Voorwaarden

Volgens Europese privacyregels valt ook zakelijke e-mail van de werknemer onder de wettelijke bescherming. Als de werkgever een gegronde reden heeft kan inzage van de mailbox van een werknemer door de werkgever geoorloofd zijn, maar alleen onder bepaalde voorwaarden:

• De werkgever moet de werknemer er vooraf van in kennis stellen dat zijn correspondentie zal worden gecontroleerd. Een algemene bepaling in een reglement is daarvoor niet voldoende, de afspraak moet toegespitst zijn op het bepaalde geval.
• De controle van de mailbox moet in verhouding zijn tot het doel dat de werkgever wil bereiken en werkgever moet onderzocht hebben of er andere manieren zijn om dat doel te bereiken.
• De werkgever moet waarborgen dat de gegevens die uit het inzien van de mailbox naar voren komen, beschermd worden en alleen voor het beoogde doel gebruikt worden.

Praktijkvoorbeeld rechtszaak

In een uitspraak van de rechtbank Amsterdam van 14 juli 2020 is een werkgever flink op de vingers getikt, omdat hij zonder gegronde reden de mailbox van werknemer heeft ingezien. De rechter ontbond weliswaar de arbeidsovereenkomst, maar de werkgever moest wegens inbreuk op het recht van privacy een billijke vergoeding betalen van bijna € 40.000, bovenop de transitievergoeding van eveneens bijna € 40.000.

Uitkomst

De rechter verweet in zijn uitspraak de werkgever dat hij zonder te waarschuwen, zonder toestemming en zonder goede onderbouwing de mailbox van werknemer had doorzocht. Hij deed dat niet alleen voor lopende projecten, maar ook voor de jaren 2016, 2017 en 2018. Werkgever heeft werknemer daarnaast van ernstige feiten beschuldigd, zonder dat hij deze uiteindelijk hard kon maken. Tenslotte verweet de rechter de werkgever dat hij geen extern bureau had ingeschakeld, maar eigen werknemers de mailbox van de desbetreffende werknemer had laten bekijken.

In deze uitspraak komt het belang van het toepassen van hoor en wederhoor en het volgen van een duidelijk verbetertraject duidelijk naar voren. Zelfs al kon werkgever in dit geval wel aantonen dat werknemer zich verwijtbaar had gedragen, dan nog heeft de werkgever de plicht om de werknemer de kans te geven zijn gedrag te verbeteren. Doet hij dat niet en probeert hij de werknemer toch te ontslaan, dan kan dat hem duur komen te staan.

Contact

Heeft u vragen over een disfunctionerende werknemer? Neem dan contact op met één van onze juristen!