Moet ik een cliëntonderzoek altijd zelf uitvoeren?

Het is bekend dat u een cliëntonderzoek dient te doen voordat u een professionele relatie met een potentiële klant aangaat. Moet u dat onderzoek altijd zelf doen of mag u vertrouwen op een onderzoek dat al door een ander is uitgevoerd?

We wijzen hier op twee situaties waarbij cliëntonderzoek is uitgevoerd door een derde:

1. Een relatie van u die – op grond van de Wwft – zelf verplicht is een cliëntonderzoek uit te voeren, verwijst de potentiële klant naar uw kantoor.
2. U heeft een contract gesloten met een derde partij die het cliëntonderzoek altijd voor u verricht.

Ad 1.

De potentiële klant wordt bij u geïntroduceerd door een partij die zelf ook verplicht is het noodzakelijke cliëntonderzoek uit te voeren. Er is dan een introducerende partij en u bent de accepterende partij. Bijvoorbeeld: een administratiekantoor die haar cliënt naar u doorverwijst voor een accountantsverklaring.

U heeft als accepterende partij een eigen verantwoordelijkheid bij de cliëntacceptatie en voor de dossiervorming daaromtrent. U mag gebruikmaken van het uitgevoerde cliëntonderzoek door de introducerende partij, maar u moet er wel voor zorgen dat de documenten in uw dossier worden opgenomen. En u moet vaststellen dat het cliëntonderzoek is uitgevoerd in overeenstemming met de vigerende regelgeving.

Het is dus verstandig om de onderliggende gegevens bij de introducerende partij op te vragen. Vervolgens stelt u vast of het cliëntonderzoek op een voldoende wijze is uitgevoerd. Is dat zo, dan heeft u gedaan wat u moest doen. Is dat blijkbaar niet zo, dan dient u aanvullende werkzaamheden te verrichten.

Deze door de wet geboden mogelijkheid maakt het eenvoudiger een opdracht te accepteren die u aangeboden krijgt via bijvoorbeeld een (bevriende) notaris of administratiekantoor, maar waarbij de betrokkenen in het buitenland woonachtig zijn en identificatie in persoon moeilijk is te realiseren.

Ad 2.

U bent ALTIJD zelf verantwoordelijk voor de naleving van de Wwft. Wat u kan uitbesteden aan een derde partij is het volgende:

1. Identificatie en verificatie van de identiteit;
2. Vaststellen van het doel en beoogde aard van de zakelijke relatie;
3. Vaststellen of de persoon bevoegd is de tot vertegenwoordiging;
4. Verifiëren of de persoon/cliënt voor zichzelf of voor derden optreedt.

In deze variant mag u de gegevens gebruiken die u krijgt van de partij aan wie de werkzaamheden zijn uitbesteed. Maar het is en blijft uw verantwoordelijkheid het hele cliëntonderzoek zelf te documenteren. Degene aan wie u een en ander heeft uitbesteed verzamelt slechts gegevens.