Sponsoring en de WKR

07-01-2025 | Veel bedrijven stimuleren gezondheid en teamgeest door deelname aan sportevenementen zoals (hard)loopwedstrijden. Werkgevers verstrekken vaak startbewijzen, shirts of jassen met bedrijfslogo aan werknemers en soms ook aan derden, zoals familieleden. In dit artikel bespreken we hoe deze verstrekkingen fiscaal behandeld kunnen worden en hoe u optimaal gebruik kunt maken van de werkkostenregeling (WKR).

Zakelijke kosten en loon

Zakelijke kosten:

• Verstrekkingen zoals startbewijzen, shirts of jassen met bedrijfslogo voor deelname aan (hard)loopwedstrijden kunnen door de werkgever als zakelijke kosten worden aangemerkt.
• Voor de werknemer is de verstrekking echter belast loon, tenzij gebruik wordt gemaakt van WKR.

Werkkostenregeling (WKR)

De WKR biedt de mogelijkheid om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij aan werknemers te geven. Dit kan door deze vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel. Sommige vergoedingen vallen onder de gerichte vrijstellingen, terwijl andere vergoedingen binnen de vrije ruimte kunnen worden opgenomen. Voor 2025 bedraagt de vrije ruimte 2% (2024 was 1,92%) van de eerste € 400.000 van de loonsom en 1,18% (gelijk aan 2024) voor het bedrag daarboven.

Voor werknemers:

• Als de verstrekkingen zoals startbewijzen, shirts of jassen met bedrijfslogo aan werknemers worden gegeven, vormen deze loon in natura.
• De waarde van deze verstrekkingen kan door de werkgever worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel binnen de WKR, zodat deze mogelijk onbelast blijven.

Voor derden:

• Verstrekkingen aan derden, zoals familieleden, vormen geen loon. De kosten hiervan kunnen direct als zakelijke kosten worden geboekt, aangezien deze verstrekking niet aan de werknemers zelf ten goede komt.

Administratieve voorwaarden

Om ervoor te zorgen dat deze kosten correct worden verwerkt, is het belangrijk dat werkgevers de volgende administratieve stappen ondernemen:

1. Documentatie: houd een gedetailleerde administratie bij van de verstrekte startbewijzen, shirts en jassen, inclusief de ontvangers en de waarde van de verstrekkingen.
2. Vrije ruimte monitoren: zorg ervoor dat u de beschikbare vrije ruimte binnen de WKR nauwlettend in de gaten houdt om overschrijding en daarmee samenhangende eindheffingen te voorkomen.
3. Communicatie: informeer werknemers over de fiscale behandeling van deze verstrekkingen, zodat zij begrijpen dat het deel uit kan maken van hun loon en hoe dit binnen de WKR wordt behandeld.

Gebruikelijkheidstoets

Bij het aanwijzen van verstrekkingen als eindheffingsbestanddeel moet rekening worden gehouden met de gebruikelijkheidstoets. Dit houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is. Als het totaal van de vergoedingen en verstrekkingen op jaarbasis niet hoger is dan € 2.400 per werknemer, neemt de Belastingdienst aan dat aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan.

Conclusie

Het verstrekken van startbewijzen, shirts of jassen met bedrijfslogo voor deelname aan (hard)loopwedstrijden kan fiscaal vriendelijk worden behandeld door gebruik te maken van de WKR. Voor werknemers kunnen deze verstrekkingen binnen de vrije ruimte onbelast blijven, terwijl verstrekkingen aan derden als zakelijke kosten kunnen worden geboekt. Het is belangrijk om de juiste administratieve procedures te volgen en de gebruikelijkheidstoets in acht te nemen.

Meer informatie

Voor specifieke situaties en complexe vragen is het raadzaam om professioneel advies in te winnen. De adviseurs van Extendum kunnen u hierbij ondersteunen en zorgen dat alle regelingen correct worden toegepast. Neemt u gerust contact met ons op.