Termijnen Jaarrekening en Algemene vergadering

Op 16 april jl. is een wetsvoorstel aangenomen voor tijdelijke voorzieningen op het terrein van het Ministerie van Justitie en Veiligheid in verband met de uitbraak van COVID-19 (Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid).

Deze tijdelijke wet regelt nieuwe tijdelijke voorzieningen die nodig zijn vanwege de coronacrisis.

De spoedwet vervalt op 1 september 2020. Omdat niet valt uit te sluiten dat de noodzaak voor de tijdelijke voorzieningen ook na deze datum nog blijft bestaan, is een mogelijkheid opgenomen om deze termijn telkens met twee maanden te verlengen. Onderstaande behandelde onderwerpen hebben terugwerkende kracht tot en met 23 maart 2020.

Op verschillende terreinen kunnen tijdelijk elektronische middelen worden gebruikt, waar nu nog fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures zijn voorgeschreven.

Statutaire bepalingen aangaande het fysiek bijeenkomen van het bestuur, de raad van commissarissen en de algemene vergadering en statutaire bepalingen die de uitoefening van in deze paragraaf aan het bestuur toegekende bevoegdheden beperken of aan de goedkeuring van een ander orgaan of een derde onderwerpen, zijn door de wet niet van toepassing verklaard.

In dit artikel gaan we in op de voorzieningen ten aanzien van:

• Termijnen voor de jaarverslaggeving
• Bepalingen ten aanzien van het houden van algemene vergaderingen
• Termijnen voor het houden van de algemene vergadering

Termijnen voor de jaarverslaggeving

Verlenging termijn opmaken jaarrekening

Normaal gesproken beslist de Algemene vergadering over verlenging van de termijn waarbinnen de jaarrekening moet worden opgemaakt. Het wetsvoorstel regelt dat deze beslissing nu tijdelijk genomen wordt door het bestuur.

Dit houdt in dat nu voor de jaarrekening 2019 geen notulen AV opgemaakt hoeven te worden ten behoeve van de verlenging met maximaal 5 maanden. Wel adviseren wij een bestuursbesluit vast te leggen van de verlenging.

Let op, de termijn voor verenigingen en stichtingen is zes maanden met maximale verlenging van vier maanden. En voor verenigingen van eigenaren (vve’s) is de verlengingstermijn maximaal zes maanden.

Tijdige openbaarmaking jaarrekening

Normaal gesproken is het te laat deponeren van de jaarrekening een vorm van onbehoorlijk bestuur.

Het wetsvoorstel regelt dat niet-tijdige openbaarmaking van de jaarrekening niet in aanmerking wordt genomen als onbehoorlijk bestuur, indien dat te wijten is aan de gevolgen van de uitbraak van COVID-19.

Dus: Is te laat deponeren inderdaad het gevolg van de uitbraak van Corona, leg dit goed onderbouwd vast in uw dossier. Geef vanuit uw zorgplicht een kopie van deze onderbouwing aan uw cliënt voor zijn archief!

Bepalingen ten aanzien van het houden van algemene vergaderingen

Het bestuur kan onder voorwaarden bepalen dat een algemene vergadering wordt gehouden die uitsluitend toegankelijk is langs elektronische weg, en dat aandeelhouders geen fysieke toegang hebben tot de algemene vergadering. Voornaamste voorwaarde is wel dat de leden en aandeelhouders tijdens die vergadering of van tevoren vragen kunnen indienen, die uiterlijk op de vergadering zelf worden beantwoord. Mocht een lid of aandeelhouder niet optimaal hebben kunnen deelnemen aan zo’n vergadering, dan zijn de genomen besluiten toch rechtsgeldig.

Termijnen voor het houden van de algemene vergadering

Heeft u NV’s, verenigingen en/of stichtingen in uw cliëntenportefeuille, let dan op de termijn voor het houden van de algemene vergadering ter vaststelling van de jaarstukken. De termijn hiervoor is zes maanden na afloop van het boekjaar of de in de statuten gestelde kortere termijn. Deze termijn kan door het bestuur worden verlengd met ten hoogste vier maanden.

Let op, voor verenigingen van eigenaren (vve’s) is de verlengingstermijn maximaal zes maanden.

Ook hier geldt dat nu voor de verlenging van de termijn geen notulen AV opgemaakt hoeven te worden. Wel adviseren wij een bestuursbesluit vast te leggen van de verlenging.