Cliëntenonderzoek

Identificatie

Het vaststellen en vastleggen van de identiteit van een cliënt moet gebeuren voordat de transactie wordt uitgevoerd. Niet alleen bij het eerste contact, maar ook bij een duurzame relatie en bij het verlenen van bepaalde incidentele transacties, moet tot identificatie worden overgegaan.

Hiertoe moet de cliënt zich persoonlijk bij de instelling melden met een geldig legitimatiebewijs. Als de cliënt eenmaal geïdentificeerd is en men komt daarna regelmatig terug, dan hoeft de instelling niet opnieuw om een legitimatiebewijs te vragen.

Wanneer de instelling twijfelt over de juistheid of echtheid van het legitimatiebewijs, dan mag hij de dienst niet verlenen. Dit geldt ook als de klant zijn identiteit niet wil of kan aantonen.

De Wwft vertelt niet op welke wijze de gegevens moeten worden vastgelegd. Het is echter gebruikelijk om de volgende methode toe te passen:

In het cliëntdossier wordt een kopie gearchiveerd van het – op moment van legitimatie geldige – legitimatiebewijs met vermelding van: op (datum) geïdentificeerd door (naam medewerker) en ondertekend door de medewerker.

‘PEP’ of ‘PPP’

Sinds 1 augustus 2008 moet een verscherpt cliëntenonderzoek plaatsvinden wanneer u te maken krijgt met een  buitenlandse politiek prominent persoon ‘PPP’ (ook wel Politically Exposed Person of kortweg ‘PEP’). Deze specifieke doelgroep wordt genoemd vanwege het gevaar voor corruptie en verduistering van overheidsgelden. Tot PEP behoren:

1. staatshoofden, regeringsleiders, ministers, staatssecretarissen en parlementsleden.
2. leden van hooggerechtshoven, constitutionele hoven en andere gerechtelijke instanties die arresten wijzen in laatste instantie, leden van rekenkamers en directies van centrale banken.
3. ambassadeurs, zaakgelastigden, hoge legerofficieren en leden van bestuurs-, leidinggevende of toezichthoudende organen van overheidsbedrijven;
   (NB: Ambtenaren uit het middenkader alsmede lagere ambtenaren vallen niet onder het begrip PEP).
4. directe familieleden van PEP’s. Dit zijn de echtgenoot, een partner die naar het nationale recht als gelijkwaardig met een echtgenoot wordt aangemerkt, de kinderen en hun echtgenoten of partners en de ouders van de PEP. De herkenning van familieleden kan soms op evidente gronden eenvoudig zijn, bijvoorbeeld door dezelfde achternamen.
5. de naaste geassocieerden van een PEP. Dit zijn de personen die met of ten behoeve van PEP’s de uiteindelijk belanghebbende van een rechtspersoon zijn.

Met inachtneming van de risicogevoeligheid van de betreffende PEP is een persoon die een jaar of langer geen politiek prominente functie meer bekleedt niet meer aan te merken als PEP.

Er is een aantal methoden die kunnen worden gebruikt om de status van politiek prominente personen te achterhalen. Zo zijn er internationale lijsten beschikbaar van politiek prominente personen. Ook onderzoek op internet kan uitkomst bieden. Ook zal de informatie die de cliënt verstrekt, een indicatie moeten geven. Uw kantoor moet in ieder geval over een procedure beschikken om een PEP te kunnen herkennen. Het verscherpte cliëntenonderzoek is ook verplicht voor in Nederland woonachtige (buitenlandse) PEP’s.

Per 1 januari 2013 is de PEP verplichting uitgebreid tot alle buitenlandse PEP’s, onafhankelijk van de vraag of de PEP in Nederland woonachtig is. Tevens dient u niet alleen na te gaan of de cliënt een PEP is, maar tevens of de UBO als PEP kwalificeert.

UBO

Indien de cliënt een rechtspersoon is, dient u op risico gebaseerde en adequate maatregelen te treffen om inzicht te krijgen in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de cliënt. U dient de uiteindelijk belanghebbende van de cliënt te identificeren. U dient vast te stellen of de natuurlijke persoon die de cliënt vertegenwoordigt, daartoe bevoegd is.

Zakelijke relatie

U dient het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie vast te stellen. Tijdens de duur van deze relatie dient u controles uit te oefenen op verrichte transacties, om uzelf te verzekeren dat deze transacties overeenkomen met de kennis die de instelling heeft van de cliënt en diens risicoprofiel. Zo nodig verricht u onderzoek naar de bron van de middelen die bij de zakelijke relatie of de transactie gebruikt worden.

U neemt op risico gebaseerde en adequate maatregelen om te verifiëren of de cliënt ten behoeve van zichzelf optreedt dan wel ten behoeve van een derde.