Veelgestelde vragen over de Wet bescherming klokkenluiders

Met ingang van 18 februari 2023 is de nieuwe Wet bescherming Klokkenluiders, afgekort Wbk, in werking getreden. Als gevolg van de Wbk zijn meer categorieën werkgevers verplicht om een interne meldprocedure te hebben voor het melden van vermoedens van misstanden die voldoet aan de Europese richtlijnen. Eén van deze categorieën zijn alle Wwft-instellingen met medewerkers.

De adviseurs van Extendum ontvangen regelmatig vragen over het inrichten van deze interne meldprocedure. In dit artikel hebben wij de antwoorden op veel gestelde vragen (FAQ) gebundeld om u op weg te helpen bij de inrichting van een interne meldprocedure die voldoet aan de gestelde eisen in de Wbk. Voor meer informatie over de Wet Bescherming Klokkenluiders verwijzen wij u ook naar de website van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Voor welke werkgevers geldt de verplichting om een interne meldprocedure te hebben die voldoet aan Europese richtlijnen?

Valt u als werkgever onder één van de volgende criteria, dan moet uw interne meldprocedure voldoen aan de Europese richtlijnen:

• Werkgever (overheid en private sector) met ten minste 50 werkzame personen, of;
• Werkgever met minder dan 50 werkzame personen, maar werkzaam op het gebied van financiële diensten, producten en markten, het voorkomen van witwassen van geld en terrorismefinanciering, burgerluchtvaart, maritieme arbeid en havenstaatcontrole, en op het gebied van offshore olie- en gasactiviteiten.

Geldt er geen verplichting voor werkgevers met minder dan 50 werkzame personen die niet in een uitzonderingsgebied werkzaam zijn?

Er geldt geen wettelijke verplichting om een interne meldprocedure te hebben voor werkgevers met minder dan 50 werkzame personen en die niet werkzaam zijn op de gebieden zoals hierboven beschreven. Maar het mag natuurlijk wel. Ook voor de kleinere werkgever is het van belang dat werknemers ergens intern en veilig (vermoedens van) misstanden kunnen melden. Dit voorkomt dat een werknemer zich genoodzaakt voelt om naar buiten te treden.

Let op! Een werkgever met minder dan 50 werkzame personen moet wel zijn verplichtingen in de Arbeidsomstandighedenwet nakomen. Dit betekent dat er beleid gevoerd wordt dat gericht is op het voorkomen van psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Onder PSA valt onder andere de belasting door agressie en geweld, pesten, discriminatie, seksuele intimidatie en werkdruk.

Wat valt onder het begrip ‘werkzame personen’?

Onder ‘werkzame personen’ vallen niet alleen personen met een arbeidsovereenkomst of een publiekrechtelijke aanstelling, maar ook personen die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verrichten. Zoals uitzendkrachten, vrijwilligers en stagiairs, mits zij een vergoeding voor hun werkzaamheden ontvangen. Indien deze personen ook aanwezig zijn in de organisatie, dan moeten zij meegerekend worden voor de bepaling of u als werkgever verplicht bent om een interne meldprocedure te hebben die voldoet aan de Wbk. U moet in ieder geval de interne meldprocedure openstellen voor de groep werkzame personen.

Is de interne meldprocedure alleen van toepassing op binnen de organisatie werkzame personen, of kan de werkgever de interne meldprocedure ook openstellen voor een grotere groep personen?

U bent vrij om een interne meldprocedure breder open te stellen dan alleen voor de eigen werkzame personen. U kunt de interne meldprocedure ook openstellen voor personen die anderszins werkgerelateerde activiteiten verrichten, zoals oud-werknemers, zzp‘ers, aandeelhouders, bestuurders, leden van een raad van toezicht of commissarissen, aannemers (en diens personeel), leveranciers, vrijwilligers en stagiairs die geen vergoeding ontvangen, sollicitanten, etc.

Een reden voor het openstellen van de interne meldprocedure aan een grotere groep is dat aan hen ook de mogelijkheid wordt geboden om (vermoeden van) een misstand eerst intern te melden in plaats van het direct extern te melden. Bij het breder openstellen van de interne meldprocedure is het raadzaam om de interne meldprocedure bekend te maken via website.

Wat zijn de consequenties als mijn organisatie (nog) niet voldoet aan de Wbk?

Indien uw organisatie nog geen interne meldprocedure heeft of deze nog niet geactualiseerd heeft naar Europese richtlijnen dan kan dit als volgt een negatief gevolg hebben voor uw organisatie:

Ten eerste kan iedere belanghebbende werknemer (eventueel via de Ondernemingsraad of Personeelsvertegenwoordiging) via de rechter afdwingen dat u als werkgever binnen een vastgestelde termijn de interne meldprocedure alsnog op orde brengt. Daarbij kan de rechter strafrechtelijke of civielrechtelijke sancties opleggen omdat u als werkgever handelt in strijd met de wet.

Ten tweede loopt u als werkgever een groter risico dat een werknemer bij (het vermoeden van) een misstand direct een melding naar buiten brengt. Organisaties die voldoen aan de Wbk dragen bij aan een veilig werkklimaat, waarin zaken eerder intern opgelost worden.

Kan de leidinggevende of directie in de interne meldprocedure worden aangewezen als intern meldpunt?

Een eis in de Wbk is dat de werkgever in zijn/haar interne meldprocedure vastlegt dat het aangewezen meldpunt, waar een (vermoeden van een) misstand kan worden gemeld, een onafhankelijke functionaris betreft. Er mag geen sprake zijn van belangenverstrengeling of een dubbele of conflicterende rol. Het is dus van belang dat in elk geval niet uitsluitend gemeld kan worden bij de eigen of een hogere leidinggevende, maar ook bij een onafhankelijke andere persoon. Bij kleinere werkgevers is het vaak lastiger om de onafhankelijkheid te waarborgen. Daarom kiezen veel werkgevers er voor om een externe functionaris als meldpunt aan te stellen. Denk hierbij aan een externe vertrouwenspersoon of integriteitsfunctionaris.

Advies & ondersteuning

Extendum heeft een maatwerkpakket voor mkb-werkgevers ontwikkeld om te ondersteunen in het voldoen aan de eisen van de Wet bescherming klokkenluiders. Dit pakket bevat niet alleen een meldingsregeling maar zorgt er ook voor dat u concreet invulling geeft aan de uitvoering van die regeling middels een onafhankelijk meldpunt.
Heeft u vragen over het opstellen of aanpassen van uw interne meldprocedure? Of wilt informatie over ons maatwerkpakket? Neem dan contact op met Marlou Werkmeester.

Klik hier voor het eerder gepubliceerde artikel ‘wat moet u regelen voor de Wet bescherming klokkenluiders.