Waarom zou je als organisatie een vertrouwenspersoon beschikbaar stellen voor jouw werknemers?

01-04-2022  |  Volgens de Arbowet¹ bent u als werkgever verplicht om uw werknemers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Dit doet u door binnen het algemene arbeidsomstandighedenbeleid (Arbobeleid), beleid op te stellen dat erop gericht is om PSA te voorkomen of te beperken als dit een risico vormt binnen uw organisatie. Naast het opstellen dient u als werkgever ook een actieve rol te spelen in de uitvoering dit beleid. Van belang is dat u als werkgever een duidelijke visie hebt op PSA. Draag uw visie uit en neem hier het goede voorbeeld in. Voorkomen is immers beter dan genezen.

Maar wat is PSA?

Onder PSA, psychosociale arbeidsbelasting² vallen alle lichamelijke, psychische en sociale klachten die stress met zich meebrengen en waarvan ongewenste omgangsvormen of een te hoge werkdruk de oorzaak zijn.

Veel van uw werknemers brengen een groot deel van hun tijd door op hun werk. De omgang met collega’s en derden, zoals cliënten, patiënten en klanten kan veel invloed hebben op hoe een werknemer zich voelt. Wanneer een werknemer in aanraking komt met ongewenst gedrag, zoals pesten, discriminatie, seksuele intimidatie, agressie en geweld kan dit een negatieve invloed hebben op zijn/haar gemoedstoestand.

Verzuim als gevolg

Uit onderzoek³ is gebleken dat in 2019 47% van het totaal aantal verzuimdagen deels of hoofdzakelijk gerelateerd is aan werk. Meer dan de helft (27%) van dit werk gerelateerd verzuim is toe te schrijven aan psychosociale arbeidsbelasting. Dat betekent dat bijna een derde van het ziekteverzuim in Nederland wordt veroorzaakt door PSA en dat het hiermee de meest voorkomende beroepsziekte is in ons land.

En dat brengt een hoop kosten met zich mee als u bedenkt dat één verzuimdag van een werknemer gemiddeld € 250,- euro kost voor u als werkgever. Deze kostenposten zitten met name in:

• Loonkosten (de eerste twee ziektejaren minstens 70% van het loon en het eerste jaar minimaal het minimumloon);
• Vervanging van de werknemer, of verschuiving van personeel;
• Productie- en/of omzetverlies;
• Kosten voor verzuimbegeleiding en re-integratie (afhankelijk van het contract met uw arbodienst);
• Juridische en administratieve kosten.

Naast ongewenst gedrag ook integriteitsschending

Naast ongewenst gedrag kan een werknemer ook getuige zijn van een integriteitsschending. Bij een integriteitsschending komt iemand de afgesproken voorschriften, regels, waarden en normen op het werk niet na waardoor iemand anders of de werkgever wordt geschaad. Dit kan gaan om een eenmalige of structurele situatie.

Bij een integriteitsschending kan het gaan om bijvoorbeeld omkoping, belangenverstrengeling, ontvreemding van geld, frauderen, corruptie, diefstal van middelen en/of materialen, milieuschade en het overtreden van de gedragscode.

Het beschikbaar stellen van een vertrouwenspersoon

Werkgevers kunnen, in overleg met de OR of PV, kiezen voor het beschikbaar stellen van één of meerdere interne en/of externe vertrouwenspersonen. Bij meerdere vertrouwenspersonen kan gelet worden op de diversiteit van geslacht, leeftijd of afkomst, zodat de betreffende werknemer de keus heeft bij wie hij/zij zich het beste op zijn/haar gemak voelt.

Het beschikbaar stellen van een vertrouwenspersoon kan bijdragen aan het creëren van een positieve en veilige werkomgeving binnen de organisatie. Zo is de vertrouwenspersoon het eerste aanspreekpunt voor werknemers die meldingen of klachten hebben over ongewenst gedrag en/of integriteitsschending. De vertrouwenspersoon biedt de werknemer een luisterend oor, geeft advies over de oplossingsmogelijkheden en begeleidt hier indien gewenst bij. In sommige (ernstige) gevallen zal de vertrouwenspersoon de werknemer doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld een mediator, huisarts of politie.

Naast hulp en advies aan de werknemer kan de vertrouwenspersoon ook een rol spelen in het geven van advies en ondersteuning, ter voorkoming van ongewenst gedrag en integriteitsschending, aan leidinggevenden en het management. Zo kan de vertrouwenspersoon binnen de organisatie voorlichting geven over de aanpak van ongewenst gedrag en integriteitsschending.

Toegankelijkheid, vertrouwelijkheid, geheimhouding en anonimiteit

Zorg er als werkgever voor dat de vertrouwenspersoon gemakkelijk toegankelijk is voor uw werknemers. Dat betekent dat u de contactgegevens van de vertrouwenspersoon hebt gecommuniceerd binnen de organisatie en/of gepubliceerd op een duidelijk vindbare plaats.

Verder is het van belang dat werknemers anoniem met de vertrouwenspersoon in gesprek kunnen gaan. Geef daarom de vertrouwenspersoon de mogelijkheid om op externe locatie met de werknemer af te spreken of dat er anoniem gebruikgemaakt kan worden van een (kantoor)ruimte.

Een vertrouwenspersoon gaat altijd vertrouwelijk om met de informatie van werknemers en heeft een geheimhoudingsplicht. Wel registreert hij/zij ten behoeve van het jaarverslag de meldingen en klachten die zijn binnengekomen. In dit jaarverslag zal de anonimiteit gewaarborgd zijn.

Op zoek naar een externe vertrouwenspersoon?

Bent u op zoek naar een externe vertrouwenspersoon of hebt u vragen over het opstellen en uitvoeren van beleid op psychosociale arbeidsbelasting? Dan kunt u contact opnemen met Marlou Werkmeester van HRM Works4U, bij de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen gecertificeerd vertrouwenspersoon.

Wilt u meer weten over Marlou Werkmeester? Op de pagina ‘Samenwerkingspartner HRM Works4U‘ stelt zij zichzelf voor.
.

¹ Arbeidsomstandighedenwet: https://wetten.overheid.nl/BWBR0010346/2021-07-01
² PSA: https://www.arboportaal.nl/onderwerpen/themas/psychosociale-arbeidsbelasting
³ Arbobalans 2020: https://www.tno.nl/nl/over-tno/nieuws/2021/2/arbobalans-2020/