Zeven tips voor een veilige werkomgeving

In ons vorige artikel over (de noodzaak van) een RI&E, hebben wij u geattendeerd op de wenselijkheid van een vertrouwenspersoon. Niet alleen voor uw eigen kantoor maar juist voor uw (grotere) MKB-cliënten.  Extendum werkt samen met Linda Bakhuis, juriste en gecertificeerd vertrouwenspersoon. Zij geeft u in dit artikel tips voor een veilige werkomgeving.

Hoe veilig is het op de werkvloer?

Uit cijfers van het CBS/TNO blijkt dat één op de zes werknemers last heeft van ongewenst gedrag, zoals pesten, discriminatie en (seksuele) intimidatie. Terwijl de meeste werkgevers denken dat het wel goed zit met de sociale veiligheid in hun organisatie. Hoe valt dat met elkaar te rijmen?

Het antwoord is eenvoudig. Het blijkt in de praktijk lastig om collega’s aan te spreken op hun gedrag. En extra lastig als het de leidinggevende betreft. Dat aanspreken gebeurt dus maar weinig. Liever probeert men de omstandigheden te verdragen of zoekt men een andere baan. Het leed komt vaak pas naar boven als iemand er ziek van wordt of als een conflict escaleert.

Een veilige werkomgeving is echter heel belangrijk voor een organisatie. Het levert gezonde, creatieve en productieve medewerkers op. Daarbij, er bestaat een wettelijke verplichting om een beleid te voeren dat ongewenst gedrag voorkomt.

Maar hoe doe je dat?

Zeven praktische tips voor werkgevers die een veilige werkomgeving willen creëren:

1. Begin met het benoemen van het gewenste gedrag. Het klinkt wat voor de hand liggen. Maar ergens, in een handboek of een gedragscode bijvoorbeeld, moet staan op welke manier je wilt dat men met elkaar omgaat in de organisatie. Welke aanspreekcultuur heb je voor ogen?
2. Reageer als je grensoverschrijdend gedrag ziet of hoort. Als er een foute grap wordt gemaakt, of er wordt over iemand geroddeld en je laat dit als leidinggevende gebeuren, dan geef je het signaal dat zoiets wordt getolereerd binnen de organisatie. Je wil je niet als een politieagent opstellen en een lolletje moet kunnen, maar het mag nooit ten koste van iemand gaan. Als werkgever zet je de toon wat wel en wat niet kan.
3. Zet je ego aan de kant. Stel dat een medewerker de stoute schoenen aantrekt en aangeeft dat hij zich door jou geïntimideerd heeft gevoeld. Dan is de uitdaging om als werkgever je ego aan de kant te zetten, uit de rol van ‘baas’ te stappen en zonder vooroordeel en zonder het al te persoonlijk te nemen te luisteren wat er aan de hand is.  Reflecteer op je eigen gedrag en vraag een andere medewerker eens hoe deze je manier van leidinggeven ervaart. Niet gemakkelijk, maar wel geweldig voorbeeldgedrag!
4. Reageer rustig als er iets mis gaat. Een medewerker die een fout maakt, met soms vervelende gevolgen, wordt vaak direct op het matje geroepen. In alle stress die een fout veroorzaakt, wordt soms vergeten om de foutenmaker de kans te geven zijn kant van het verhaal te doen. Rustig blijven en niet vanuit emotie het gesprek aangaan is het devies. De medewerker vindt het zelf meestal al vervelend genoeg. En een fout maken hoort ook bij werken.
5. Geen medewerker met een functie maar een mens. In een team heeft iedereen een functie en vanuit die functie / rol overleggen we met elkaar en organiseren we het werk.In een veilige werkomgeving stappen we af en toe uit onze werkrol en gaan we als mensen om de tafel zitten. Om te bespreken hoe het met iedereen gaat. Hoe de werkdruk en de samenwerking wordt ervaren. Zijn er zaken die het werkplezier in de weg staan? Hoe is het met het thuisfront? Bespreek of er behoefte is aan scholing, bijvoorbeeld over feedback geven en grenzen stellen.
6. Spreek je waardering uit. Uit je waardering voor de betrokkenheid en inzet van je medewerkers. Het functioneringsgesprek is daarvoor een goede gelegenheid. En als je er alert op bent, zijn er veel meer momenten om even stil te staan bij de prestatie van een medewerker. Bijkomend voordeel is dat mensen die zich gezien en gewaardeerd voelen, beter kunnen omgaan met kritiek, mocht die er ook zijn.
7. En last but not least: Stel een vertrouwenspersoon aan. Je ziet als werkgever niet alles en bent misschien niet altijd de meest tactische of empathische gesprekspartner. Een vertrouwenspersoon helpt degene die ongewenst gedrag ondervindt om de juiste weloverwogen stappen te zetten om de situatie op te lossen. Overigens kan de werkgever de vertrouwenspersoon ook om advies vragen hoe om te gaan met onveiligheid op de werkvloer.

Auteur: Mr. Linda Bakhuis, vertrouwenspersoon en hr-adviseur.

Een vertrouwenspersoon voor leden van Extendum

Wilt u een offerte ontvangen of heeft u vragen, dan kunt contact opnemen met ons secretariaat.